W jaki sposób gromadzić zgody nowych i istniejących kontaktów?

Marketing oparty na zgodzie subskrybenta zawsze wymagał uzyskiwania zgody od Twoich potencjalnych kontaktów na wysyłanie im wiadomości. Jeśli jednak Twoi subskrybenci znajdują się w Unii Europejskiej, to od 25 maja 2018 roku Twoje listy podlegają przepisom Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Ten zbiór regulacji ma wpływ na sposób zbierania i przetwarzania danych osobowych Twoich kontaktów.
W tym artykule wyjaśniamy, jakich narzędzi możesz użyć, aby zbierać i archiwizować informacje o zgodach udzielonych przez Twoich subskrybentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o stosowaniu się do przepisów RODO, zapoznaj się z artykułem Jak przygotować moje konto do RODO?
Pamiętaj, że ten artykuł jest zbiorem informacji ogólnych. Nie należy go traktować jako porady prawnej. Jeśli masz więcej pytań, zalecamy kontakt z prawnikiem na temat kwestii, które mają na Ciebie bezpośredni wpływ. Pamiętaj też, że wszystkie przedstawione w artykule wartości pól dodatkowych są tylko przykładami i nie należy ich używać jako szablonów.

Gromadzenie zgód od nowych kontaktów

W przypadku nowych kontaktów, które podlegają zapisom RODO, upewnij się, że zbierasz ich wyraźną zgodę na uwzględnienie takich osób na listach mailingowych i realizowanie do nich wysyłek. Możesz w tym celu użyć kilku narzędzi:

• dodaj pole typu checkbox do formularzy i landing pages. Te pola pomogą Ci zbierać i przechowywać zgody wyrażone przez Twoich subskrybentów. Mogą także zawierać linki do stosownych dokumentów polityki prywatności lub innych zewnętrznych stron, które możesz chcieć pokazać kontaktom, zanim się zapiszą na Twoje listy.
• włącz zapis z potwierdzeniem dla swoich list. Przejdź do menu Kontakty i wybierz opcję Ustawienia z menu Akcji (3 pionowe kropki). Otwórz zakładkę Subskrypcja i włącz opcję Wymagaj dodatkowego potwierdzenia (double opt-in).

Gromadzenie zgód od istniejących kontaktów

Jeśli Twoje istniejące listy spełniają wymogi RODO, to możliwe, że nie musisz ponownie zbierać zgód od subskrybentów. Jeśli jednak podejrzewasz, że Twoje listy nie spełniają wymagań RODO, musisz skontaktować się z kontaktami, które tych wymogów nie spełniają, i poprosić je o ponowne wyrażenie odpowiednich zgód. W takim wypadku możesz poprosić subskrybentów o aktualizację ich danych. Wliczają się w to pola zgód, które można zaznaczyć lub odznaczyć.
Jeśli chcesz skorzystać z tej metody, możesz użyć tekstowego pola dodatkowego z treścią właściwej zgody. Przejdź do menu Kontakty > Pola dodatkowe. Stwórz pole dodatkowego wielokrotnego wyboru na każdy rodzaj zgody, którą chcesz ponownie potwierdzić. Zawrzyj możliwości zarówno potwierdzenia tej zgody, jak i sprzeciwu wobec niej. Możesz także podlinkować dokumenty polityki prywatności i poprosić kontakty o zapoznanie się z nimi.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu pól dodatkowych, zapoznaj sie z artykułem Jak tworzyć pola dodatkowe i jak z nich korzystać?

Co możesz zrobić:

1. Znajdź kontakty, które podlegają zapisom RODO. Możesz to zrobić przy pomocy warunków wyszukiwania.
2. Przypisz im pole dodatkowe opisujące zgodę:
a. Kliknij checkbox w górnej części menu i wybierz wszystkie kontakty z listy. Następnie rozwiń menu akcji (3 pionowe kropki) i wybierz opcję Dodaj pole dodatkowe.
b. Wybierz pole dodatkowe z rozwijalnej listy. W ramach wartości domyślnej pola ustaw tekst o niewyrażeniu zgody (RODO nie pozwala zakładać, że użytkownik wyraził zgodę na coś bez wykonania konkretnego działania). Kliknij przycisk Zastosuj, aby zakończyć cały proces.
3. Wyślij tym kontaktom email z prośbą o sprawdzenie danych osobowych i ustawień subskrypcji, co mogą zrobić poprzez kliknięcie w link danych kontaktowych ze stopki wiadomości. Upewnij się, że temat tej wiadomości jest jasny i konkretny, aby kontakty z łatwością zrozumiały, dlaczego wysyłasz do nich wiadomość.

Monitorowanie aktualizacji zgód

Pamiętaj, że każdy kontakt, nawet po zapisie na Twoją listę, ma zawsze prawo do wycofania udzielonych zgód. Wycofanie zgody nie wypisuje automatycznie kontaktu z Twoich list. Jeśli chcesz monitorować te zmiany, możesz zrobić następujące rzeczy:

• stwórz filtr, który automatycznie i dynamicznie dostosuje się do wszystkich kontaktów, od których nie uzyskałeś właściwych zgód,
• stwórz cykl automation inicjowany przez aktualizację pola dodatkowego opisującego daną zgodę. Skorzystaj z warunku Zmieniono pole dodatkowe na początku cyklu, a następnie otaguj kontakty, które wycofały swoją zgodę. Dzięki temu będziesz w stanie monitorować, kto wycofał daną zgodę, a następnie możesz zdecydować, co zrobić z takimi osobami.