Jak tworzyć pola zgody i jak z nich korzystać? Video
Pola zgody pozwalają zbierać, przechowywać i monitorować zgody wyrażone przez Twoje kontakty. Pola te przechowują też nazwę pola oraz treść samej zgody.
Tylko Ty zobaczysz nazwę pola zgody. Subskrybenci jej nie zobaczą. Dzięki temu będzie Ci łatwiej odróżnić pola zgody, gdy będziesz ich używać w formularzach, pozostałych metodach zapisu, marketing automation, a także podczas wyszukiwania kontaktów i przeglądania profilu kontaktu.
Treść zgody jest widoczna dla każdego, więc subskrybenci ją zobaczą. Możesz w niej wyjaśnić, w jaki sposób i w jakim celu zbierasz i wykorzystujesz dane osobowe kontaktów. W treści zgody możesz poprosić subskrybentów o wyrażenie zgody. Pola treści zgody pozwalają wpisać maksymalnie 2000 znaków. Możesz w nich też zawrzeć link do własnej Polityki Prywatności lub innych dokumentów, które szczegółowo opisują kwestie, które chcesz dać subskrybentom do wglądu.
Nie ma żadnych ograniczeń liczby posiadanych pól zgody. Możesz stworzyć tyle pól zgody, ile potrzebujesz dla każdego rodzaju zgody, którą musisz uzyskać i monitorować. Po utworzeniu pola zgody możesz:
- dodać je do formularzy, webinarów i landing pages, aby proces zapisu był zgodny z przepisami RODO,
- przejrzeć szczegóły kontaktu, aby sprawdzić zbiór wyrażonych zgód i kiedy te zgody zostały udzielone,
- wyszukać kontakty w oparciu o status zgody (wyrażonej lub cofniętej przed lub po konkretnej dacie lub kiedykolwiek w trakcie funkcjonowania Twojego konta),
- stworzyć cykle automation oparte na statusie zgody kontaktów,
- edytować pola za każdym razem, gdy zmienią się Twoje procesy zbierania danych osobowych.
Czego nie można robić:
- usuwać utworzonych pól zgody,
- importować i eksportować pól zgody podczas dodawania lub eksportowania kontaktów,
- kopiować zgód. Gdy kopiujesz kontakty do innej listy, pola zgody nie są kopiowane. Zgoda na przetwarzanie danych kontaktów zostaje zachowana tylko przy przeniesieniu kontaktu do innej listy.
Jeśli dany kontakt znajduje się w kilku listach w Twoim koncie, jego status zgody RODO będzie taki sam we wszystkich zduplikowanych wpisach. Aktualny status zgody RODO będzie oparty na ostatniej znanej deklaracji danego kontaktu, niezależnie od listy pochodzenia.
Jak stworzyć pole zgody?
Wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć nowe pole:
1. Przejdź do menu Profil > Zarządzaj kontem > Pola zgody.
2. Kliknij przycisk Dodaj pole.
3. Wprowadź następujące szczegóły:
a. nadaj swojemu polu zgody nazwę – będzie ona widoczna tylko dla Ciebie. Warto użyć szczegółowej, lecz zwięzłej nazwy. Nazwa ta będzie się wyświetlać w polach wyszukiwania, a także w elementach marketing automation.
b. wprowadź treść zgody, którą chcesz wyświetlić subskrybentom.
4. (opcjonalnie) dodaj link do zewnętrznej strony, jeśli chcesz odsyłać ludzi do dłuższych tekstów zawierających informacje o Twoich zasadach przetwarzania danych. Wykonaj poniższe kroki, aby to zrobić:
a. Zaznacz tekst, który chcesz podlinkować, i kliknij ikonę hiperłącza.
b. Wprowadź w następnym okienku adres URL strony, do której chcesz odesłać potencjalnych subskrybentów. Pamiętaj o zawarciu w linku protokołu http:// lub https:// .
c. Kliknij przycisk OK, aby dodać link i zamknąć okienko.
5. Kliknij przycisk Stwórz.
I to by było na tyle. Udało Ci się utworzyć pole zgody. Wszystkie pola zgody znajdziesz na stronie Pola zgody. Możesz je sortować ze względu na nazwę lub datę utworzenia. Kliknij dowolne miejsce danego wiersza, aby wyświetlić szczegóły pola takie jak data jego utworzenia lub edycji. W tym miejscu możesz także edytować istniejące pola zgody.
Jak edytować pole zgody?
Możesz edytować pola zgody w każdej chwili. Każda aktualizacja będzie pokazana jako osobna „wersja” Twojego pola zgody (zobaczysz to, gdy klikniesz dane pole). Najnowsza wersja pola stanie się wersją aktywną. Oznacza to, że właśnie tę wersję możesz dodawać do formularzy, landing pages i stron rejestracji na webinary. Najnowsza wersja zastąpi też poprzednią wersję, która była dotychczas używana w wyżej wymienionych metodach zapisu.
Uwaga: możesz edytować tylko aktywną wersję pola zgody.
Wykonaj poniższe kroki, aby edytować pole zgody:
1. Przejdź do menu Profil > Zarządzaj kontem > Pola zgody.
2. Znajdź pole, w którym chcesz wprowadzić zmiany i kliknij ikonę Akcji (3 pionowe kropki).
3. Kliknij przycisk Edytuj.
4. Wprowadź zaplanowane zmiany.
5. Kliknij przycisk Zastosuj, gdy skończysz wprowadzać zmiany.
Edytowana wersja pola pojawi się na stronie Pola zgody. Będziemy rejestrować wszelkie zmiany w ramach tych pól. Kliknij edytowane pole zgody, aby rozwinąć rejestr, który pokazuje poprzednie wersje pola.
