Regulamin zgłaszania Naruszeń oraz rozpatrywania skarg

– zasady zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów –

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń w związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2000/31/WE (“akt o usługach cyfrowych”) z dnia 19 października 2022, a także dokonywania zgłoszeń wewnętrznych rozumianych jako przekazywanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego zgodnie z art. 5 pkt 4 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: „dyrektywa ws. ochrony sygnalistów”) oraz od 25 września 2024 zgodnie z ustawą z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928).

2. Spółka świadczy usługi pośrednie, w tym usługi hostingu polegające na przechowywaniu informacji przekazanych przez Klientów usługi GetResponse oraz na ich żądanie, na zasadach określonych w odpowiednich regulaminach.

3. Sformułowania użyte w niniejszym mają następujące znaczenie:

Działania następcze – działania podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz – w stosownych przypadkach – w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez: dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, usunięcie Nielegalnych treści, zablokowanie Konta Klienta na platformie GetResponse, rozwiązanie umowy z Klientem Spółki, który dokonał Naruszenia, wniesienie zawiadomienia do odpowiednich organów, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie zaistniałe w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście;
Klient – podmiot, prowadzący działalność gospodarczą, z którym Spółka zawarła umowę o świadczenie usługi GetResponse przez platformę GetResponse, potencjalny klient, z którym Spółka prowadzi negocjacje dotyczące platformy GetResponse, lub z którym Spółka zawarła umowę o zachowaniu poufności lub jakąkolwiek inną umowę dotyczącą usług GetResponse, a także partner, z którym Spółka zawarła umowę o współpracy partnerskiej.
Konto – konto Klienta utworzone na platformie GetResponse zgodnie z postanowieniami odpowiednich regulaminów;
Naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa;
Nielegalne treści – informacje, które same w sobie lub przez odniesienie do działania, w tym sprzedaży produktów lub świadczenia usług, nie są zgodne z prawem Unii lub z prawem jakiegokolwiek państwa członkowskiego, które jest zgodne z prawem Unii, niezależnie od konkretnego przedmiotu lub charakteru tego prawa;
Pracownik – osoba pozostająca ze Spółką w stosunku pracy;
Regulamin – niniejszy Regulamin zgłaszania naruszeń oraz rozpatrywania skarg;
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Spółka lub Pracodawca – GetResponse S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy al. Grunwaldzka 413, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000942075, posiadająca NIP: 9581468984, o kapitale zakładowym: 5.559.840,00 zł opłaconym w całości;
Sygnalista – osoba fizyczna, wskazana w ust. 4 poniżej, która dokonuje zgłoszenia o Naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą (rozumianym zgodnie z §3 ust. 2 Regulaminu);
Zespół ds. zgodności – należy przez to rozumieć powołany uchwałą Zarządu Spółki zespół upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań następczych;
Zgłoszenie – przekazanie informacji na temat Naruszeń dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

4. Zgłoszenie Naruszenia może dokonać dowolna osoba, która powzięła informację o Naruszeniu lub Nielegalnych treściach w ramach usług świadczonych przez Spółkę.

5. Zasady przewidziane w Regulaminie obejmują również wszystkich Pracowników bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, a także rodzaj umowy o pracę oraz:

osoby fizyczne, która zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
pracowników, także gdy stosunek pracy z Pracodawcą już ustał;
osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub w trakcie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy cywilnoprawnej;
osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przedsiębiorców, w tym osób świadczących na rzecz Spółki usługi w ramach umów o współpracę (tzw. b2b);
akcjonariuszy lub wspólników;
członków organu osoby prawnej;
prokurentów;
osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
stażystów;
wolontariuszy;
praktykantów.

§ 2. Zgłaszanie Nielegalnych treści przez dowolną osobę

1. Spółka ustanawia następujące wewnętrzne kanały przyjmowania Zgłoszeń Nielegalnych treści:

dedykowana skrzynka e-mail: abuse[@]getresponse.com;
za pośrednictwem formularza on-line dostępnego TUTAJ.

2. Zgłoszenie Nielegalnych treści powinno obejmować: wystarczająco uzasadnione wyjaśnienie powodów, dla których dana osoba lub dany podmiot zarzucają, że odpowiednie informacje stanowią Nielegalne treści; jasne wskazanie dokładnej elektronicznej lokalizacji informacji, takiej jak dokładny adres URL lub dokładne adresy URL, oraz, w stosownych przypadkach, dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację Nielegalnych treści, stosownie do rodzaju treści i konkretnego rodzaju usługi GetResponse, imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail osoby lub podmiotu dokonujących Zgłoszenia, oświadczenie potwierdzające powzięte w dobrej wierze przekonanie osoby lub podmiotu dokonujących Zgłoszenia, że informacje i zarzuty w nim zawarte są prawidłowe i kompletne.

3. Spółka nie przewiduje możliwości anonimowego dokonywania Zgłoszeń, z wyłączeniem przypadków zgłaszania przestępstw określonych w art. 3-7 dyrektywy 2011/93/UE (czynności seksualne z udziałem dzieci).

4. Zgłaszający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że zgłaszający nie wskazał danych kontaktowych, na który należy przekazać potwierdzenie.

5. Spółka powiadamia także bez zbędnej zwłoki zgłaszającego o swojej decyzji w odniesieniu do informacji, których dotyczy Zgłoszenie, przekazując informacje na temat możliwości odwołania się od podjętej decyzji. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia

6. Zgłaszający może dokonać Zgłoszenia od razu do wyznaczonych organów państwowych, bez konieczności uprzedniego dokonywania zgłoszenia Spółce na podstawie Regulaminu.

§ 3. Zgłaszanie Naruszeń przez Sygnalistów

1. Naruszeniem prawa, które może zostać objęte Zgłoszeniem Sygnalisty jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące w szczególności:

korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

2. Zgłoszenie Sygnalisty musi mieć kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu.

3. Spółka ustanawia następujące kanały przyjmowania Zgłoszeń od Sygnalistów:

dedykowana skrzynka e-mail: whistleblowing[@]getresponse.com; lub
za pośrednictwem formularza on-line dostępnego TUTAJ dla Sygnalistów, lub
pisemnie pod adres siedziby Spółki ujawniony w aktualnym rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie, o którym w zdaniu poprzedzającym powinno zawierać adres do korespondencji zgłaszającego. Spółka w terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przesyła za pośrednictwem poczty tradycyjnej potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia. Jeżeli Zgłoszenie nie zawiera danych adresowych zgłaszającego, a obejmuje inne dane umożliwiające bezpośredni kontakt ze zgłaszającym, wówczas potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia jest kierowane za pośrednictwem tych kanałów, lub
ustnie poprzez osobiste spotkanie z członkiem Zespołu ds. Zgodności – panią Aleksandrą Bugajską w siedzibie Spółki pod adresem ujawnionym w aktualnym rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub spotkanie zorganizowane przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę MS Teams lub inne narzędzie, wybrane przez Spółkę. Zgłoszenia ustnego można dokonać po uprzednim umówieniu się za pomocą kanałów określonych w pkt a)-c) powyżej. Spotkanie powinno zostać umówione w rozsądnym terminie od momentu zgłoszenia takiego zapotrzebowania, nieprzekraczającym jednego miesiąca.

4. W celu umożliwienia Spółce rzetelnego zbadania sprawy Zgłoszenie Sygnalisty powinno obejmować następujące informacje: zwięzły opis sprawy (stan faktyczny); w miarę możliwości wskazanie naruszonych przepisów, regulacji; wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej, której dotyczy Naruszenie; źródło wiedzy Sygnalisty o Naruszeniu. Jeżeli Sygnalista nie posiada kompletnych informacji, Zgłoszenie powinno obejmować taki zakres informacji jako Sygnalista posiada.

5. Sygnalista w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że nie wskazał danych kontaktowych, na który należy przekazać potwierdzenie lub nie wynika to z funkcjonalności kanału, za pośrednictwem którego nastąpiło Zgłoszenie.

6. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.

7. Sygnalista może dokonać zgłoszenia od razu do wyznaczonych organów państwowych, bez konieczności uprzedniego dokonywania Zgłoszenia Spółce na podstawie Regulaminu. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego.

§ 4. Konsekwencje publikacji Nielegalnych treści

1. Spółka zastrzega sobie prawo do moderowania treści Klientów GetResponse, jeżeli naruszają przepisy obowiązującego prawa, postanowienia odpowiednich, mających zastosowanie do usługi regulaminów lub dobre obyczaje.

2. Ograniczenia w odniesieniu do informacji przekazywanych przez Klientów oraz środki na potrzeby moderowania treści znajdują się w regulaminach i politykach dostępnych na stronach GetResponse, w tym w szczególności:

Regulaminie Usługi GetResponse MAX dostępnym tutaj,
Regulaminie Usługi GetResponse dostępnym tutaj,
Polityce Antyspamowej dostępnej tutaj,
Regulaminie programu partnerskiego dla podmiotów gospodarczych dostępnym tutaj,
Regulaminie współpracy partnerskiej dostępnym tutaj.

3. Spółka może:

wprowadzić ograniczenia w zakresie widoczności określonych informacji, w tym usuwać treści, uniemożliwić dostępu do treści,
zawiesić, zakończyć lub inne ograniczyć płatności na rzecz partnerów,
zawiesić lub zakończyć świadczenia usługi w całości lub w części,
zawiesić lub zamknąć konta Klientów.

4. Moderacja treści może odbywać się w sposób zautomatyzowany lub manualny.

5. Spółka może, po uprzednim ostrzeżeniu, zawiesić na czas określony (na rozsądny okres):

świadczenie usługi na rzecz jej odbiorcy, który często przekazuje oczywiście Nielegalne treści zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulaminami,
rozpatrywanie Zgłoszeń lub skarg przez osoby lub podmioty dokonujące często oczywiście bezzasadnych zgłoszeń lub skarg.

6. Podejmując decyzje z ust. 5 powyżej, Spółka uwzględnia następujące kryteria:

liczbę bezwzględną oczywiście Nielegalnych treści lub oczywiście bezzasadnych Zgłoszeń lub skarg, które zostały odpowiednio przekazane, dokonane lub wniesione w danym okresie;
względny stosunek takiej liczby do całkowitej liczby informacji lub Zgłoszeń odpowiednio przekazanych lub dokonanych w danym okresie;
ciężar nadużywania, w tym charakter Nielegalnych treści, i jego konsekwencje;
zamiar Klienta, osoby, podmiotu lub skarżącego, jeżeli można go określić.

§ 5. Wewnętrzny system rozpatrywania skarg na decyzje Spółki

1. Można wnieść skargę na następujące decyzje Spółki:

wydane na skutek otrzymanego przez Spółkę Zgłoszenia;
w sprawie usunięcia informacji lub uniemożliwieniu do nich dostępu lub ograniczeniu widoczności informacji;
w sprawie zawieszenia lub zakończenia świadczenia usługi GetResponse w części lub całości;
w sprawie zawieszenia lub zamknięcia konta Klienta w usłudze GetResponse,
w sprawie zawieszenia, zakończenia lub ograniczenia w inny sposób możliwości monetyzacji informacji przekazanych przez Klienta.

2. Skargę można wnieść w terminie 6 miesięcy od otrzymania informacji o decyzji Spółki, wysyłając wiadomość e-mail pod adres: abuse[@]getresponse.com

3. Skarga powinna zawierać: oznaczenie decyzji Spółki, która jest przedmiotem skargi (datę wydania, czego dotyczyła decyzja), a także opis i uzasadnienie skargi, imię, nazwisko skarżącego, adres e-mail kontaktowy, a także informację o statusie zaufanego podmiotu sygnalizującego wyznaczonego przez koordynatora ds. Usług cyfrowych (o ile dotyczy).

4. Osoba, do której skierowana jest decyzja wydana przez Spółkę na skutek złożonej skargi, ma prawo wyboru dowolnego, certyfikowanego organu pozasądowego rozstrzygania sporów dotyczących decyzji podjętych przez Spółkę. Certyfikacji ww. organu dokonuje koordynator ds. usług cyfrowych państwa członkowskiego UE, w którym znajduje się siedziba organu pozasądowego rozstrzygania sporów.

5. Skorzystanie z powyższego uprawnienia pozostaje bez uszczerbku dla prawa do wszczęcia postępowania przed sądem.

§ 6. Dane osobowe zgłaszających

1. W przypadku przetwarzania danych osobowych Sygnalisty lub innych osób w związku z dokonanym Zgłoszeniem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych osobowych. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię, nazwisko, adres e-mail, adres korespondencyjny oraz inne dane podane w Zgłoszeniu.

2. Spółka jako administrator danych, może przetwarzać dane osobowe zgłaszających Nielegalne treści na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów aktu o usługach cyfrowych, z kolei Sygnalisty oraz osób, których dotyczy Zgłoszenie, a także świadków zdarzeń, w związku ze Zgłoszeniem, w celu jego weryfikacji, w tym podejmowania działań następczych, na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jakim jest wdrożenie standardów dyrektywy ws. ochrony sygnalistów oraz od 25 września 2024 art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. Dodatkowo Spółka może przetwarzać dane osób zgłaszających w celu ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. uzasadniony interes Spółki polegający na ochronie jej praw.

3. Dane osobowe zgłaszającego, Sygnalisty oraz innych osób związanych ze Zgłoszeniem będą dostępne wyłącznie dla ograniczonego grona osób w Spółce, upoważnionych do przyjmowania Zgłoszeń oraz podejmowania w związku z nimi Działań następczych, w tym wyjaśniających.

4. Dane osobowe zgłaszającego, w tym Sygnalisty mogą zostać udostępnione podmiotom zewnętrznym wyłącznie w kontekście prowadzonych przez właściwe organy krajowe lub unijne postępowań wyjaśniających lub sądowych, na podstawie upoważniającego taki organ, obowiązującego przepisu prawa, a także podmiotom świadczącym usługi kurierskie, pocztowe lub dostawców narzędzi IT w związku z przesłaniem Zgłoszenia I udzieleniem na nie odpowiedzi.

5. Spółka powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się tutaj.

6. W szczególności Spółka jako administrator danych, zapewnia realizację przysługujących osobom, których dane są przetwarzane w związku z dokonanym Zgłoszeniem praw, w tym:

prawa do poinformowania o zasadach przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym odpowiednio w art. 13,14 i 15 RODO, przy czym informacje udzielane na podstawie art. 14 i 15 w zakresie dotyczącym źródła pozyskania danych osobowych nie mogą ujawniać tożsamości Sygnalisty;
prawa dostępu do danych na zasadach określonych w art. 15 RODO;
prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych na zasadach określonych w art. 16 i 19 RODO;
prawa do usunięcia danych osobowych na zasadach określonych w art. 17 i 19 RODO;
prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 18 RODO;
prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 21 RODO.

7. Dane osobowe są pozyskiwane w zakresie adekwatnym do celu, w jakim są przetwarzane. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki, w szczególności w dokumentacji dotyczącej Zgłoszenia.

8. Spółka podejmuje i utrzymuje środki techniczne, technologiczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed niezgodnym z prawem zniszczeniem danych, nieuprawnionym udostępnieniem, ujawnieniem lub zmodyfikowaniem, w tym w szczególności:

osoby posiadające dostęp do danych osobowych zostały poinformowane o zasadach ich przetwarzania oraz są świadome konsekwencji wynikających z niezgodnego z prawem ich przetwarzania;
w Spółce funkcjonują odpowiednie regulacje wewnętrzne opisujące zasady przetwarzania danych osobowych, w tym w zakresie dostępu do danych oraz zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych;
wszelka dokumentacja dotycząca Zgłoszeń jest przechowywana i udostępniania w sposób zapewniający kontrolę dostępu do ograniczonego wyłącznie dla osób upoważnionych.

9. Wszystkie osoby upoważnione do przyjęcia Zgłoszenia lub podejmowania Działań następczych, w związku z otrzymanym Zgłoszeniem zawierającym informacje umożliwiające ustalenie tożsamości zgłaszającego lub osoby, której zarzuca się Naruszenie, są bezwzględnie zobowiązane do zachowania poufności tych informacji.

10. Dane osobowe przetwarzane w związku ze Zgłoszeniem Sygnalisty są usuwane z dokumentacji dotyczącej Zgłoszenia po upływie 3 lat od daty wpływu Zgłoszenia Sygnalisty, a pozostałe Zgłoszenia nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń.

11. Podanie danych jest konieczne do dokonania Zgłoszenia, z wyjątkiem przypadków, kiedy dopuszcza się anonimowe Zgłoszenie, a także do udzielenia na nie odpowiedzi zgłaszającemu.

12. Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Europejski w związku z korzystaniem przez Spółkę z narzędzi i usług społeczeństwa informacyjnego. Dane mogą być przekazane wyłącznie do państw trzecich lub podmiotów w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych. W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciegona podstawie odpowiednich zabezpieczeń m. in. standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską. W związku z przekazaniem danych poza EOG można zażądać informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.

§ 7. Zasady archiwizacji Zgłoszeń

1. Spółka prowadzi rejestr wszystkich przyjętych Zgłoszeń (zwany dalej „Rejestrem Zgłoszeń”) zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zgłoszenia przechowuje się przez okres wskazany w § 6 ust. 10 Regulaminu.

2. Zgłoszenia dokonane za pomocą formularza, wskazanych adresów email lub w formie pisemnej są utrwalane na nośnikach przewidzianych dla tych kanałów.

3. Zgłoszenia dokonane w formie ustnej nie są nagrywane, dlatego zostają udokumentowane w postaci protokołu rozmowy sporządzonego przez osobę przyjmującą Zgłoszenie. Spółka zapewnia Sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy określonego w zdaniu poprzedzającym, poprzez jego podpisanie.

4. Zgłoszenie dokonane w toku bezpośredniego spotkania zostaje udokumentowane: w postaci protokołu odzwierciedlającego przebieg spotkania i treść Zgłoszenia sporządzonego przez osobę przyjmującą Zgłoszenie. Spółka zapewnia zgłaszającemu, w tym Sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy określonego w zdaniu poprzedzającym poprzez jego podpisanie.

5. Osoba przyjmująca Zgłoszenie może zwracać się do zgłaszającego, w tym Sygnalisty o udzielnie dalszych informacji oraz przekazywać im informacje zwrotne.

§ 8. Ochrona Sygnalistów

1. Spółka zapewnia i podejmuje niezbędne środki określone w ust. 2 poniżej, w celu eliminowania wszelkich form odwetowych mogących wystąpić wobec Sygnalistów, w tym gróźb działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych, o których mowa w art. 12 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności mających formę: zawieszenia; przymusowego urlopu bezpłatnego; zwolnienia lub równoważnych środków; degradacji lub wstrzymania awansu; przekazania obowiązków; zmiany miejsca pracy; obniżenia wynagrodzenia; zmiany godziny pracy; wstrzymania szkoleń; negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy, nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary (w tym finansowej); przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia; dyskryminacji; niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania; nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie; nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony; szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu; umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży; wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług, odebrania licencji lub zezwolenia, skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

2. Do środków mających zapewnić eliminowanie ryzyka wszelkich form działań odwetowych, należą:

wyznaczenie bezstronnej osoby do podejmowania Działań następczych w związku ze Zgłoszeniami, uprawnionej do przyjmowania Zgłoszeń, komunikowania się z Sygnalistą i żądania od tej osoby dalszych informacji, a także przekazywania jej informacji zwrotnych.
zapewnienie prowadzenia postępowań wyjaśniających, gwarantujących wszelkie prawa Sygnalisty, świadków i osób których dotyczy Zgłoszenie (m.in. prawo składania zeznań, prawo nieskładania zeznań na swoją niekorzyść, domniemanie niewinności).

3. Ochrona Sygnalisty nie obejmuje Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem ujawnionej w ramach Zgłoszenia nieprawidłowości. Decydując się na ewentualne rozwiązanie stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z Sygnalistą, który jest jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem ujawnionej nieprawidłowości w ramach Zgłoszenia, winien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności nieprawidłowości ujawnionych w Zgłoszeniu.

4. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonany wyłącznie w dobrej wierze. Świadome składanie fałszywych Zgłoszeń w żaden sposób nie uprawnia Sygnalisty do korzystania z ochrony przewidzianej w niniejszym Regulaminie.

5. W przypadku ustalenia przez Spółkę, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, osoba, która dokonała Zgłoszenia będąca Pracownikiem, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

6. W przypadku Sygnalisty świadczącego na rzecz Spółki usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy z przyczyn nieleżących po stronie Spółki.

7. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 5 i 6 powyżej, osoba dokonująca fałszywego Zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięta do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

§ 9. Punkt kontaktowy i przedstawiciel prawny w rozumieniu aktu o usługach cyfrowych

1. Spółka wyznacza pojedynczy punkt kontaktowy umożliwiający bezpośrednią komunikację drogą elektroniczną z odbiorcami usług Spółki pod adresem abuse[@]getresponse.com lub za pośrednictwem formularza dostępnego tutaj.

2. Spółka wyznacza pojedynczy punkt kontaktowy umożliwiający bezpośrednią komunikację drogą elektroniczną z organami państw członkowskich, Komisją i Radą Usług Cyfrowych – abuse[@]getresponse.com W celu komunikacji z punktem kontaktowym należy posługiwać się językiem polskim lub angielskim.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin został ustanowiony na czas nieokreślony.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.

3. Regulamin może być zmieniany lub uzupełniany w trybie właściwym dla jego przyjęcia lub w inny sposób ustalony przez Spółkę.

4. Spółka zapoznaje z treścią Regulaminu każdego przyjmowanego do pracy Pracownika. Regulamin zostaje udostępniony Pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce.

Data aktualizacji: 11.12.2024 r.