Zarządzanie projektami to nie tylko realizacja dużych inicjatyw. To także codzienna organizacja mniejszych, ale równie istotnych zadań. Chociaż brzmi to prosto, w praktyce wymaga skutecznych narzędzi i odpowiedniego podejścia. W tym właśnie może Ci pomóc Trello – narzędzie, które ułatwia porządkowanie pracy zespołu, monitorowanie postępów i zarządzanie czasem. Sprawdź, jak Trello może wspierać Cię w codziennych wyzwaniach projektowych.
Chcesz poznać więcej narzędzi do zarządzania projektami? ➡︎ Recenzja i opinie o Asana – czy to najpopularniejsze narzędzie do zarządzania projektami?
Czym jest Trello?
Trello to narzędzie do zarządzania zadaniami lub projektami, o charakterystycznym układzie w formie tablic. Wyróżnia się prostą logiką pracy i przyjaznym interfejsem, co sprawia, że jest przystępne w pracy – nawet dla osób bez doświadczenia w pracy projektowej. Pozwala zespołom omawiać pomysły, planować, zarządzać oraz podsumowywać prace w zorganizowany sposób.
Projekt możesz podzielić na tablice opisane wg indywidualnych wytycznych: etap realizacji projektu, okres, zespół etc. Podział określasz Ty, po prostu właściwie nazywając tablice, Trello niczego nie narzuca. Zadania przypisujesz kartom, które następnie przesuwasz pomiędzy tablicami np. z “do zrobienia” na “w trakcie”. Przypomina to przesuwanie karteczek post-it na zwykłej, ściennej tablicy.
W codziennym zarządzaniu projektami Trello daje Ci możliwość przypisywania konkretnych osób, terminów, komentarzy. To z kolei daje Ci dobry (a więc: oszczędzający czas i ilość przeklikiwań) wgląd w to kto i czym się zajmuje oraz gdzie w procesie projektowym jest konkretne zadanie.
Trello, a Kanban
Do narzędzia Trello zaadaptowano główną filozofię Kanban. Wspomniane już wcześniej kolumny można organizować tak, aby przesuwać pomiędzy nimi zadania z jednego etapu do kolejnego. Widzisz więc postęp pracy, jednak to nie wszystko. Przypisane do tasków dane uzupełniające pokażą Ci, kto i w jakim stopniu jest obłożony zadaniami. Cel tego jest prosty: wyeliminowanie przeciążenia i skupienie na jakości, zamiast na ilości.
Założenie tablic kanban ma pomóc w wizualizacji pracy, ograniczeniu pracy w toku oraz maksymalizacji wydajności.
Funkcjonalności
Gama wewnętrznych narzędzi udostępnianych przez Trello jest naprawdę szeroka. Przyjrzyjmy się jednak tym fundamentalnym, z których skorzystasz bez względu na to, jakiej wielkości jest Twój projekt – i biznes.
- Przestrzenie robocze
- Listy i karty
- Kalendarz i terminarz
- Zespoły i współpraca
- Integracje z innymi narzędziami
- Automatyzacja
- Planowanie i raportowanie
- Przykłady zastosowania
Przestrzenie robocze
Co oznaczają? Że jeśli pracujesz nad kilkoma projektami jednocześnie, każdemu z nich możesz założyć osobną przestrzeń. Dodajesz swoją, zapraszasz do niej uczestników projektu – lub przyjmujesz zaproszenie do przestrzeni gościnnej, założonej na koncie innej osoby, która dodała Cię do swojego projektu.
W przestrzeni roboczej umieszczasz swoje tablice projektowe, a te możesz “urządzić” wg gotowych szablonów.
Listy i karty
To serce Trello i jego najważniejsza funkcjonalność. Dzięki im zespoły mogą przechodzić płynnie od planowania do aktywności. O sukcesie platformy zaważyła szybka adaptowalność narzędzia, możliwa właśnie dzięki nim.
Kalendarz i terminarz
To jedna z najprzydatniejszych funkcji Trello. Wspiera wizualizowanie terminów i planowanie pracy w czasie, więc jeśli balansujesz pomiędzy różnymi rodzajami zadań – to będzie Twoim prawdziwym wybawieniem.
Kalendarz automatycznie aktualizuje się do terminów ustawionych w zadaniach/kartach. Przede wszystkim jednak, synchronizuje się z też z zewnętrznymi kalendarzami, jak Google Calendar. Tak więc wszystko, o czym musisz pamiętać będziesz mieć pod ręką. Dosłownie, bo w smartfonie.
Zespoły i współpraca
Przypisywanie zadań konkretnym osobom jest tylko pierwszym krokiem do pracy zespołowej w Trello.
Aktualizowane w czasie rzeczywistym informacje w kartach, komentarze, powiadomienia. Wszyscy zaangażowani w projekt mogą mieć dostęp do najnowszych informacji i aktualizacji. To ułatwia komunikację i zapewnia, że każdy wie, jakie są jego obowiązki. I to bez wysyłania setek emaili.
Trello oferuje dedykowane rozwiązania dla różnych zespołów, min: projektowanie, inżynieria, marketing, zarządzanie produktem, sprzedaż czy start-upy.
Integracje z innymi narzędziami
Pierwszym i najważniejszym czynnikiem jest możliwość korzystania z API. API oznacza, że oprócz natywnych integracji od Trello, możesz tworzyć wiele własnych, w zależności od potrzeb i możliwości.
Natomiast to, co masz w pakiecie od Trello to m.in: Dropbox, Google Calendar, Dysk Google i wiele, wiele więcej. To co jest Ci potrzebne do realizacji zaplanowanych zadań, powinno być łatwo dostępne. I dzięki ich zasobom technologicznym – jest.
Użytkownik może również skorzystać z dodatków Power-Up (a ma ich do dyspozycji ponad 150!), aby dostować Trello do konkretnych potrzeb.
Automatyzacja
Z j.angielskiego, słowo butler oznacza lokaj. I Butler w Trello pełni rolę takiego prywatnego asystenta.
Butler to wbudowane narzędzie automatyzacji w Trello, które pozwala na tworzenie regułu oraz korzystanie z niestandardowych przycisków kart otaz tabklic łatwiających codzienną pracę. Dzięki Butlerowi można automatycznie przypisywać zadania, przenosić karty czy ustawiać terminy na podstawie zdefiniowanych wcześniej warunków.
Planowanie i raportowanie
Planowanie i raportowanie to 2 kluczowe etapy w realizacji projektu. Nawet w prostej kampanii email marketingowej raporty to klucz otwierający drzwi do planowania kolejnych wysyłek.
Trello oferuje wiele funkcji, które ułatwiają planowanie i raportowanie postępów projektów. Dzięki różnorodnym widokom, takim jak kalendarz czy oś czasu, możesz łatwo wizualizować ich postęp w czasie rzeczywistym. Jeżeli natomiast chcesz je przeanalizować w innym narzędziu lub zaprezentować interesariuszom swojego projektu, łatwo wyeksportujesz dane z narzędzia.
Użytkownicy mają dostęp do tzw. Kokpitu czy widoku, w którym można znaleźć widok projektów oraz procesów, sprawdzać analizy oraz kluczowe wskaźniki.
Przykłady zastosowania
Trello ma szerokie zastosowanie. To idealne narzędzie, kiedy rozwijasz swój własny projekt np. kampanię marketingową promującą Twój kurs internetowy.
Jeśli akurat startujesz z projektem monetyzującym Twoją wiedzę możesz wykorzystać Trello do rozpisania wszystkich kroków jakie jeszcze przed Tobą są. Przygotowania treści kursu, strony internetowej lub landing page’a, webinarów, newsletterów (zwłaszcza tych w wersji premium!), całej ścieżki marketing automation oraz formularzy zapisu. Nota bene, wszystkie wymienione powyżej narzędzia znajdziesz w GetResponse.
Tym samym, korzystając z połączonych mocy Trello i GetResponse, osiągniesz projektowy mariaż idealny. 🙂
Wady
Większość użytkowników podkreśla, że Trello jest pozbawione istotnych wad, co przekłada się na wysoki poziom satysfakcji wyrażany w recenzjach.
Jednak znaleźliśmy opinie wskazujące na pewne trudności, w tym:
- Wyzwania związane z zarządzaniem rozbudowanymi projektami
Użytkownicy zgłaszają trudności podczas pracy nad dużymi, złożonymi projektami, wskazując na brak zaawansowanych funkcji i rozszerzeń, które mogłyby znacznie ułatwić zarządzanie.
- Problemy z integracją z innymi narzędziami
Co prawda Trello oferuje zewnętrzne integracje, jednak w praktyce nie zawsze dobrze się to sprawdza. Zwłaszcza, jeśli porównać to z narzędziami typu all-in-one, których możliwości adaptacyjne z zewnętrznymi technologiami są znacznie wyższe.
- Ograniczona personalizacja
Jedną z głównych zalet Trello jest jego prostota, ale ta prostota wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Trello oferuje stosunkowo niewielkie możliwości personalizacji w porównaniu do bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami.
Ograniczona personalizacja może stanowić istotną przeszkodę. Choć można dodawać rozszerzenia i dodatki, często okazują się one niewystarczające, by sprostać wszystkim oczekiwaniom użytkowników.
Zalety
- Prostota i intuicyjność
- Przejrzystość prezentowanych danych
- Wsparcie kolaboracji w zespole
- Prostota i intuicyjność
Trzeba to przyznać – Trello to bardzo proste w użyciu narzędzie do zarządzania projektami. Jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które jeszcze nie mają doświadczenia w prowadzeniu projektów, a potrzebują wsparcia w ich organizacji.
Ma bardzo czytelny układ i prostą filozofię działania, dzięki czemu nawet skalowanie Twojego projektu i wchodzenie na wyższy poziom obsługi nie komplikuje procesów zanadto.
- Przejrzystość prezentowanych danych
W całej filozofii tego narzędzia chodzi o to, by użytkownik odebrał i zinterpretował widoczne dane po dosłownie jednym rzucie oka. Bez przeklikiwania się przez taski, czy żmudnego scrollowania. Wchodzisz i widzisz: ile zadań ubyło, ile jest w trakcie, a ile wciąż czeka na zaopiekowanie. Ile osób jest zaangażowanych i czy gdzieś po drodze pojawiły się przeszkody.
Ten styl przedstawiania danych projekcie, to kwintesencja Less is More, czyli: Mniej znaczy więcej.
- Wsparcie współpracy w zespole
Tablice Trello można z łatwością udostępniać członkom zespołu, co pozwala na bieżące aktualizacje i wspólne zarządzanie projektami. Każdy członek zespołu widzi, jakie zadania są przypisane, jakie terminy są ustalone i jakie postępy są robione.
Opcje @wzmianek oraz liczne integracje wspierają płynny przepływ komunikacji oraz danych w projekcie. Co jest nieodzowne i konieczne, jeśli projekt angażuje więcej niż jedną osobę – a jego właścicielowi zależy na efektywności.
Opinie użytkowników
Wszystko w jednym miejscu
Co najbardziej lubisz w Trello?
Uwielbiam, to jak Trello umożliwia zarządzanie wszystkim w jednym miejscu. Tablice i etykiety, które są różnorodne, a ja mogę je customizować według moich potrzeb, kiedy tylko chcę. Mogę po prostu przeciągnąć kartę z jednej tablicy na drugą, gdy zadanie jest skończone. To takie proste! Uwielbiam to, że Trello daje użytkownikowi możliwość dostosowania tablicy według własnych preferencji – mogę dodać kolory, zmienić tło i dostosować wszystko do swojego gustu. W kwestii wyglądu jest to całkowicie personalizowalne, dlatego kocham to, że nie muszę trzymać się projektu stworzonego przez deweloperów i mogę zmieniać design według własnych upodobań.
Co Ci się nie podoba w Trello?
Jedyną rzeczą, której nie lubię w Trello, jest to, że nie pozwala mi usunąć karty, gdy już ją stworzę. Jeśli zrobiłem kartę, której później nie chcę, nie da się jej usunąć.
Pallavi G, Software Engineer, G2
“Dobre dla prostych projektów”
Ogólnie: Trello to szybki i prosty sposób na zarządzanie zadaniami i projektami w zespole zdalnym. Używałem go głównie do zarządzania tworzeniem i zatwierdzaniem treści, a także małymi zadaniami SEO, i uważam, że jest skuteczny.
Zalety: Doceniam prostotę Trello: łatwo jest wprowadzić nowych użytkowników i nauczyć ich podstaw, co pozwala szybko rozpocząć pracę. Najbardziej przydatne było dla mnie zarządzanie procesem tworzenia i zatwierdzania treści.
Wady: Obsługa klienta jest powolna — w jednym momencie czekaliśmy tydzień, aby zajęto się zgłoszeniem, a odpowiedź nie była pomocna.Przeszedłem z: Jira
Verified Reviewer at Capterra, Copywriter
Powody przejścia na Trello: Eksploracja alternatywnych metod zarządzania produktywnością (kanban do realizacji zadań)
Alternatywy dla Trello
Trello to platforma, którą zdecydowanie warto mieć na uwadze rozważając wybór narzędzia do zarządzania projektami. Jednak dobrze zdawać sobie sprawę, jakie jeszcze opcje są dostępne na rynku. W końcu nigdy nie wiadomo, kiedy Twój projekt wejdzie na nowy pułap. A ostatecznie – wybór odpowiedniego narzędzia może mieć znaczący wpływ na sukces Twoich projektów i zadowolenie zespołu.
Co rekomendujemy Twojej uwadze szczególnie:
- Asana
- ClickUp
- Monday.com
Asana
Asana jest uznawana za jedno z najkompletniejszych, najbardziej dopasowanych do zróżnicowanych potrzeb narzędzi do zarządzania projektami. Jeśli brać pod uwagę coś więcej, niż tablice do organizacji zadań.
Ta platforma pozwala na tworzenie skomplikowanych planów projektowych z zaawansowanymi harmonogramami, przypisywaniem priorytetów, a także integrację z wieloma innymi narzędziami używanymi w biznesie. Przy czym – nie jest trudna opanowaniu i obsłudze.
Dowiedz się więcej ➡︎ Recenzja i opinie o Asana – czy to najpopularniejsze narzędzie do zarządzania projektami?
Jej kluczowe zalety to:
- Relatywnie niski próg wejścia, nawet dla osób bez doświadczenia w zarządzaniu projektami
- Uniwersalność – Asana sprawdza się w niemal całym wachlarzu projektowym, od małych po duże zadania
- Elastyczność w organizowaniu projektów
- Rozbudowane raportowanie
- Liczne i sprawne integracje
ClickUp
ClickUp to narzędzie do zarządzania projektami, które zyskało na popularności dzięki swojej wszechstronności i możliwościom personalizacji.
Ta platforma oferuje szeroki zakres funkcji, od prostego śledzenia zadań po zaawansowane zarządzanie dokumentami i raportowanie. Użytkownicy ClickUp mogą organizować pracę przy projekcie na wiele różnych sposobów, co daje spory potencjał – jeśli dopiero zaczynasz, a Twój projekt urośnie w krótkim czasie, nie będzie potrzeby wymieniania go na inne.
Kluczowe zalety to:
- Wysoki stopień personalizacji
- Śledzenie czasu (podobnego do tego, jakie ma Jira)
- Narzędzia wspierające kolaborację
- Szerokie zaplecze integracji
Monday.com
Monday.com wyróżnia się wizualnym podejściem do organizacji pracy. Dzięki kolorowym interfejsom i intuicyjnym pulpitom, łatwo jest szybko zobaczyć, kto nad czym pracuje, jakie są terminy i jakie zadania wymagają natychmiastowej uwagi.
Tym, co jeszcze wyróżnia Monday.com jest dostosowywanie go do własnych potrzeb projektowych. Co może brzmi cliche i jak standardowa funkcjonalność, w rzeczywistości jednak nie jest powszechnie dostępne.
Kluczowe zalety to:
- Wysoka adaptowalność platformy
- Duża elastyczność i personalizacja ustawień projektów
- Rozbudowane automatyzacje
- Funkcjonalności wspierające kolaborację w projekcie
Podsumowanie
Filozofia działania przekładająca się na prostotę i intuicyjność oraz niska cena za dostęp do narzędzia sprawiają, że naprawdę trudno znaleźć lepszą alternatywę. Użytkownicy doceniają jego łatwość obsługi, choć przy bardziej złożonych projektach może brakować zaawansowanych funkcji. Mimo to, Trello pozostaje jedną z najpopularniejszych platform do zarządzania zadaniami, oferując świetny stosunek jakości do ceny.
Niniejszy tekst powstał na podstawie ogólnodostępnych informacji na temat Trello według stanu na dzień 22.10.2024r.