Chociaż newslettery wewnętrzne przeznaczone są “tylko” dla pracowników, nie należy umniejszać ich wagi. Pełnią one w firmach ważną rolę, dlatego powinny być starannie przygotowywane. Mogą być skutecznym narzędziem komunikacji, warto więc dowiedzieć się, jak je poprawnie tworzyć.
Cele wewnętrznego newslettera
Zanim przejdziemy do tego, jak robić dobry email marketing wewnątrz firmy, ważne jest, żeby wiedzieć, po co w ogóle tworzy się firmowe newslettery i co powinno się na nie składać.
Dlaczego wysyłamy newslettery do pracowników? Poniżej znajdziesz główne powody, dla których wybrane działy, takie jak HR czy Employer Branding, czy całe firmy chętnie z nich korzystają:
- Wewnątrzfirmowa komunikacja emailowa służy do przekazywania pracownikom informacji. Dostarczane informacje są istotne i przydatne z punktu widzenia poszczególnych działów i osób, bez względu na ich miejsce w strukturze firmy.
- Burzenie silosów. Oprócz przekazywania ważnych wiadomości, newslettery wewnętrzne mogą służyć jako narzędzie sprzyjające budowaniu więzi między pracownikami. Ludzie podzieleni boksami, rolami w zespole i zadaniami wykonywanymi w ramach działów, mogą nie mieć na co dzień poczucia, że są częścią jednej organizacji.
- Budowanie obrazu firmy na zewnątrz.Pracownicy mają rodziny, przyjaciół i społeczność, w której funkcjonują. Jeśli firma wyjaśnia, dlaczego postępuje w taki czy inny sposób, może sprawić, że członkowie zespołu będą dumni i skłonni dzielić się tymi informacjami. A to z kolei może sprzyjać szerzeniu wiedzy o firmie.
- Zmniejszenie liczby emaili w skrzynce. Zamiast wysyłać osobne powiadomienia, ogłoszenia czy podziękowania do różnych działów i zespołów, można wykorzystać newsletter wewnętrzny jako skuteczniejszy sposób przekazywania informacji.
- Uzupełnienie innych form komunikacji. Newsletter firmowy może być miejscem prezentowania informacji o firmie, do którego można się odwołać przy różnych okazjach. Na przykład, można w nim pogratulować działowi czy zespołowi osiągnieć, o których niezależnie wspomniano w oficjalnym podziękowaniu, w intranecie i na tablicy ogłoszeń.
Newsletter powitalny wysyłany do nowych pracowników GetResponse
Składowe dobrych newsletterów wewnętrznych
Jeśli chcesz tworzyć skuteczne newslettery firmowe, weź pod uwagę następujące kwestie:
-
Grupa docelowa
Wewnętrzne newslettery mają stałe grono odbiorców. To pracownicy firmy. Wydaje się, że to upraszcza sprawę, ale wcale tak nie jest. O czym ludzie chcą się dowiedzieć i co ich interesuje? Jeśli pracujesz w dużej firmie albo musisz sprostać zróżnicowanym potrzebom czytelników, rozważ segmentację odbiorców np. na poziomie działu.
-
Odpowiednie treści
Newsletter powinien być tworzony w określonym celu. Dopasuj więc tematy do wymienionych wyżej założeń. Po przeczytaniu newslettera i podjęciu wynikających z niego działań czytelnik nie może mieć poczucia zmarnowanego czasu. Inaczej po kilku wysyłkach zaangażowanie odbiorców spadnie.
-
Format i sposób prezentowania treści
W miarę możliwości przyjmij spójny format, aby newslettery wyglądały znajomo i były łatwe do czytania dla każdego pracownika. Nie należy zmieniać układu, stylu i sposobu prezentowania treści. Użyj szablonu albo wykorzystaj technikę Jeśli na początku zadbasz o te kwestie, później zaoszczędzisz sobie sporo pracy.
-
Ton i styl
Ton i styl, jakich należy użyć zależy głównie od tego, co firma reprezentuje i jak chce być postrzegana. Ważne, żeby wybrać taki, który pasuje do firmy i sprawi, że newslettery będą angażujące i atrakcyjne dla czytelników. Firma Toys R Us przyjmie inny ton niż Starbucks, a ta z kolei inny niż kancelaria prawna, organizacja non-profit albo rządowa. Styl może to być luźny albo oficjalny i formalny. Często mówi się o kulturze firmowej. Wewnętrzny newsletter jest jednym z jej namacalnych przykładów.
Newsletter na temat Dnia Chłopaka, wyraźnie skierowany do męskiego odbiorcy. Przy tego typu okazjach można przygotować zupełnie nowy projekt newslettera.
Jak pisać dobre newslettery wewnętrzne
Wymienione wyżej cele i składowe stanowią wskazówkę, jak powstają najlepsze newslettery firmowe. Pamiętaj dodatkowo o poniższych radach:
- Zadbaj, żeby informacje były kompletne. Czytelnicy nie powinni mieć poczucia, że muszą się czegoś domyślać. Wewnętrzny newsletter nie jest też szkolnym zadaniem. Przekazuj wszystkie potrzebne informacje, przy czym może się okazać, że potrzeba ich znacznie mniej, niż Ci się wydaje. Odsyłanie do intranetu po więcej danych to dobra opcja, podobnie jak wskazówka: „Skontaktuj się z X i Y, żeby dowiedzieć się więcej”, co sprzyja nawiązywaniu kontaktów między działami.
- Pisz prostym językiem. Nie chodzi tu o przesadną lakoniczność. Używanie zwięzłego języka nie musi być jednoznaczne z krótkimi zdaniami i akapitami. Newsletter powinien być napisany płynnie, żeby czytało się go naturalnie. Warto formułować myśli w zwięzły i prosty sposób. Zwróć szczególną uwagę na wstępniaki pisane przez prezesa (prezesi bardzo lubią swoje teksty!). Redaguj je nawet po kilka razy. I pamiętaj, że pracownicy są (a przynajmniej powinni być) bardzo zajęci i mogą nie mieć czasu na czytanie długich newsletterów.
- Angażuj i zachęcaj
Odbiorcy powinni czytać newslettery, bo są ciekawe i wciągające, a nie dlatego, że szef im każe. Odgórne zalecenie dotyczące czytania newsletterów nie jest najlepszym pomysłem – i z pewnością niezbyt skutecznym. Dlatego twórz takie newslettery, które będą wystarczająco angażujące, żeby pracownicy zaczęli je czytać z przyzwyczajenia.
Żeby faktycznie takie były, warto postawić na potoczny, konwersacyjny styl. Nie używaj formalnego języka, chyba że polityka firmy tego wymaga. Newslettery wewnętrzne nie są częścią oficjalnej firmowej korespondencji. Masz więc większą swobodę i możesz zadbać, żeby były interesujące i wciągające.
Aby dodatkowo zaangażować odbiorców bądź kreatywny i dowcipny. Na przykład, pisząc o ostatnim wydarzeniu firmowym, zamiast podawać szczegóły jak w informacji prasowej, spróbuj uatrakcyjnić tę wiadomość zabawnym komentarzem i nieupozowanymi zdjęciami.
Jeżeli zespół albo dział może pochwalić się wyjątkowym osiągnięciem, wykorzystaj newsletter, żeby pogratulować, poinformować o tym innych pracowników i zachęcić do naśladowania.
Poniżej znajdziesz więcej sprawdzonych tematów, które pomogą Ci zainteresować czytelników firmowego newslettera.
- Kiedy tylko możesz, wykorzystuj materiały wizualne. Wyobraź sobie, że masz przed sobą długi blok tekstu, czarną czcionką na białym tle. To raczej nie zachęca do czytania. A teraz pomyśl, że bloki tekstu oddzielone są zdjęciami albo ilustracjami. Z pewnością lepiej czyta się tekst, do którego dołączono elementy wizualne. Zaleca się szczególnie korzystać ze zdjęć, kiedy tekst dotyczy niezbyt ciekawych tematów czy korporacyjnych treści. Jeśli tone of voice Twojej marki na to pozwala, zamiast materiałów ze stocka użyj własnoręcznie zrobionych zdjęć, pokazujących pracowników. Zrobią znacznie lepsze wrażenie.
- Bądź kulturalny. Kreatywność i humor dobrze wpływają na jakość newslettera, trzeba jednak pamiętać o właściwym zachowaniu, które obowiązuje we wszystkich rodzajach firmowej komunikacji. Kiedy trzeba poinformować o zwolnieniach albo słabych wynikach firmy, humor będzie nie na miejscu. Zapewne nie trzeba o tym wspominać, ale dowcipkowanie z niefortunnych zdarzeń albo wyśmiewanie pracownika czy zespołu tylko po to, żeby wzbudzić zainteresowanie, też jest niedopuszczalne.
- Testy A/B pozwalają sprawdzić, jakie usprawnienia wpłyną pozytywnie na wyniki kampanii albo projektu. Jest też wiele innych sposobów testowania newsletterów, które możesz rozważyć. W przypadku wewnętrznych newsletterów skup się przede wszystkim na temacie i rodzajach poruszanych zagadnień. Oczywiście, zmiany, które będą miały najlepsze statystyki i będą szczególnie sprzyjać osiąganiu założonych celów warto wdrożyć w kolejnych wydaniach. Jednak oprócz liczb liczy się też informacja zwrotna. Możesz ją zdobyć od kolegów, prosząc o wypełnienie formularza albo ankiety.
[Chcesz dowiedzieć się, jak Twoje kampanie email marketingowe wyglądają na tle konkurencji? Przeczytaj nasz najnowszy raport Email Marketing Benchmarks.]
Wewnętrzny newsletter informujący pracowników o nowej aplikacji mobilnej, dzięki której dzień pracy będzie upływał im jeszcze przyjemniej
Jakie treści powinny znaleźć się w newsletterze wewnętrznym
Newslettery firmowe mogą zawierać zarówno treści dotyczące kwestii biznesowych, jak i niezwiązane z nimi. Oczywiście, do obu tych typów wiadomości należy podejść w inny sposób i pamiętać, że newsletter ma być ciekawy i angażujący. Warto więc uwzględniać różne rodzaje informacji.
Jeśli chodzi o treści dotyczące kwestii biznesowych, oto tematy, jakie możesz poruszać:
- informacje i aktualizacje o produktach czy usługach,
- innowacje związane z branżą, w której działa firma,
- zmiany kadrowe i nowe osoby w zarządzie,
- dane na temat konkurencji,
- wiadomości o nowych inicjatywach wewnątrz firmy,
- informacje o nowych benefitach czy programach korzyści dla pracowników,
- badania dotyczące branży albo wewnątrzfirmowe,
- ogłoszenia o rekrutacjach lub szkoleniach,
- kwestie dotyczące zasobów (szczególnie w działach IT I HR),
- informacje od zarządu.
Złe wiadomości dotyczące firmy czy pracowników też należy uwzględnić. Nie będą one może ekscytujące dla czytelnika, ale to ważne treści, które powinny dotrzeć do każdego członka zespołu.
Informacje niezwiązane z kwestiami biznesowymi to:
- konkursy firmowe lub takie, w których biorą udział członkowie zespołu,
- informacje o firmowych imprezach i wydarzeniach, wskazówki i przewodniki dla pracowników,
- informacje o benefitach i promocjach (niekoniecznie oferowanych przez firmę),
- artykuły o świętach obchodzonych w firmie,
- zabawne historie, felietony,
- listy do osoby redagującej newsletter i treści przygotowane przez pracowników.
Od czasu do czasu możesz uwzględnić popularne posty z mediów społecznościowych, a niektóre firmy dopuszczają nawet prowadzenie kolumny plotkarskiej. Tego jednak raczej warto unikać, bo treści tego typu mogą sprzyjać generowaniu niepotrzebnego napięcia. Trzeba mieć ogromne doświadczenie, żeby umieć zachować równowagę między tym, co ciekawe, a co obraźliwe.
Typy treści mogą się powtarzać. Wielu czytelników lubi mieć wrażenie, że dobrze się w nich orientują. Warto też jednak aktualizować newsletter, żeby nie stracił świeżości. Jeśli regularnie publikujesz informacje w sekcji Wiadomości, nie obawiaj się korzystania z materiałów opublikowanych w innym miejscu. Lepiej jednak połączyć tematycznie treść takiej informacji z firmą i pracownikami, żeby wyglądała, jakby była przygotowana przez Ciebie.
Jak zachęcić pracowników, żeby dawali z siebie jeszcze więcej? Zorganizuj hackathon i regularnie przesyłaj im newslettery wewnętrzne z aktualnymi wiadomościami.
Jak zaangażować czytelników, pytając ich o zdanie
Treści nie są jedynym sposobem na zaangażowanie czytelników. Można wzbudzić ich zainteresowanie innymi sposobami. Na przykład, zanim zaczniesz pracę nad newsletterem, zrób konkurs na jego nazwę. Sugestie odbiorców zbierz przy pomocy formularza. Dobrym rozwiązaniem jest też głosowanie kciukiem w górę w dół (wystarczą dwa linki na dole). Możesz się w ten sposób dowiedzieć, jak ludzie oceniają Twój ostatni newsletter.
Podsumowanie
W tworzeniu skutecznych newsletterów wewnętrznych ważne są właściwe treści, odpowiednie do postawionych celów, spójny format i angażujący, zachęcający ton wypowiedzi. Newslettery firmowe różnią się zazwyczaj od emaili o charakterze marketingowym. Cele, jakie mają spełnić, są wskazówką, jak powinno się przygotować strategię email marketingową. Uzasadniają one potrzebę tworzenia angażujących newsletterów i odpowiadają na pytanie „dlaczego” należy je wysyłać.
Przygotowanie newslettera firmowego nie jest zadaniem zahaczającym o poważne dziennikarstwo czy kreatywne pisanie. Kiedy jednak zależy Ci na zaangażowaniu całej firmy, nie unikniesz testowania różnych rozwiązań. Zdradź w komentarzu, jak Ty planujesz swoje newslettery wewnętrzne.
Potrzebujesz szablonów newslettera w HTML?
Zadbaj o doskonałą oprawę graficzną swojej marki. Wybieraj spośród ponad 500 szablonów HTML albo obejrzyj poradnik, jak profesjonalnie tworzyć angażujące wiadomości do swoich kampanii.