Ile można zyskać na prowadzeniu webinarów? Bardzo dużo, bo jeszcze przed pandemią były one świetnym narzędziem sprzedażowym, a w postpandemicznym świecie komunikacji zdalnej nierzadko zastąpiły one spotkania na żywo. Jednak, aby coś zyskać, trzeba też coś zainwestować. Koszt webinaru teoretycznie składa się z trzech elementów: platformy do webinarów, sprzętu i płatnej promocji. To jednak tylko koszty materialne, które nie uwzględniają np. czasu potrzebnego na jego przygotowanie. Co więc wpływa na ostateczny koszt prowadzenia webinaru?
Platformy płatne i darmowe
Pierwszym i podstawowym kosztem związanym z organizowaniem webinarów jest oprogramowanie. Wbrew pozorom, jest ono najważniejsze, bo przy dobrych chęciach można prowadzić webinar za pomocą kamerki w laptopie lub smartfonie – a bez platformy do webinarów ani rusz.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań w kontekście organizowania webinarów jest więc to, czy warto wybrać oprogramowania płatne, czy wystarczy pozostać przy tych darmowych. Odpowiedź z pozoru jest prosta: skoro można mieć coś za darmo, to dlaczego za to płacić? Rzecz jednak w tym, że po pierwsze – darmowe narzędzia często oferują wycinek tego, czym dysponują płatne, profesjonalne oprogramowania do webinarów.
Darmowe aplikacje do prowadzenia webinarów praktycznie zawsze mają spore ograniczenia: znak wodny, niska rozdzielczość obrazu czy limit czasu. Wszystkie te atrybuty „darmowości” są jasnym sygnałem dla użytkowników, że oszczędzasz jak się tylko da – nawet na spotkaniu z nimi.
Wyobraź sobie taką sytuację: zainteresowała Cię oferta jakiegoś specjalisty i zaprasza Cię on do kawiarni na konsultację przed zakupem. I zamiast postawić Ci kawę (jako zapraszający), bierze dla siebie najtańszą wodę tylko po to, żeby tylko nie wygonili Was kelnerzy. Jak byś się wtedy poczuł? Czy on jest naprawdę taki skąpy? Czy może nie zarabia wystarczająco na swoich produktach, bo są słabe i nikt ich nie kupuje? Tyle pytań, tak mało odpowiedzi.
Dokładnie to samo mogą poczuć Twoi odbiorcy widząc, że oszczędzasz kilkanaście złotych na aplikacji do webinarów. W głowach wielu z nich może powstać w związku z tym pytanie: czy skoro oszczędzasz na tak drobnej sprawie, to będziesz oszczędzał również na swoim produkcie?
Czy w razie problemów z produktem będziesz oszczędzał także czas potrzebny do kontaktu z nimi? A może jeśli nie chcesz zapłacić tych kilkudziesięciu złotych, to najwyraźniej nie prowadzisz na tyle dochodowego biznesu, aby było Cię na to stać?
I nawet jeśli zapewnisz, że nie oszczędzasz na produkcie i że stać Cię na aplikację, ale w nią nie inwestujesz, to i tak potencjalni klienci mogą oceniać Cię po działaniach, a nie słowach.
Innym ograniczeniem jest na przykład niestabilny i wolno działający serwer, który po obciążeniu większym niż kilkanaście czy kilkadziesiąt osób będzie się zacinał. Przerwanie webinaru w jego trakcie bez możliwości dalszego prowadzenia nie wygląda profesjonalnie.
Rozpoczynasz przygodę z webinarami? Mamy dla Ciebie przydatny poradnik: Jak działają webinary? Przewodnik po webinarach w marketingu dla początkujących.
Cennik – wybierz pakiet zgodny z Twoimi potrzebami
Na wizerunku i dotarciu do klientów naprawdę nie warto oszczędzać. Co wcale nie znaczy, że na program do webinarów trzeba wydawać krocie. Co to, to nie. 🙂 W GetResponse miesięczna opłata za dostęp do oprogramowania umożliwiającego organizowanie webinarów do 100 osób może kosztować jedynie 167,30 zł za miesiąc.
Warto zaznaczyć, że w tej cenie otrzymasz znacznie więcej niż tylko webinary; będziesz mieć dostęp do wachlarza narzędzi marketingowych wspierających promocję Twojej firmy. Lejki sprzedażowe, tworzenie landing pages, a także profesjonalne narzędzie do email marketingu, za pomocą którego przygotujesz m.in. zaproszenie na webinar oraz emaila z nagraniem po webinarze – a to tylko część dostępnych tu narzędzi. W ramach pakietu otrzymujesz również narzędzia marketing automation. W zależności od Twoich potrzeb marketingowych, w GetResponse możesz wybrać odpowiedni plan, który będzie spełniał Twoje oczekiwania.
Organizujesz webinar? Czy wiesz, jak powinno wyglądać zaproszenie? Sprawdź artykuł: Zaproszenie na webinar – 6 porad jak stworzyć skuteczny email.
Pojemność pokoju
Zacznijmy od tego, ilu uczestników potrzebujesz pomieścić podczas Twoich webinarów? Być może prowadzisz już email marketing, masz niemałą grupę odbiorców i dlatego potrzebujesz czegoś więcej. Wtedy z pomocą przyjdą Ci bardziej rozbudowane pakiety.
Znajdziesz w nich m.in. możliwość organizowania płatnych webinarów czy tzw. webinary na żądanie, czyli możliwość odtworzenia webinaru po tym, jak się odbył. To bardzo wygodne rozwiązanie, pozwalające zobaczyć webinar tym odbiorcom, którzy z jakiegoś powodu nie mogli w nim uczestniczyć na żywo. Użytkownicy bardzo doceniają tę możliwość, zwłaszcza że wielu z nich nie zawsze może uczestniczyć w danym terminie.
Ponadto, dochodzą do tego narzędzia marketing automation, które pozwolą Ci na łatwe budowanie efektywnych ścieżek zakupowych oraz specjalne narzędzie do tworzenia lejków sprzedażowych w kontekście samych webinarów. Pakiety te mają także większe pokoje webinarowe, mogące pomieścić odpowiednio 100 i 300 użytkowników. Oczywiście możemy pomóc Ci zorganizować także i większe webinary.
Prowadzisz sklep internetowy? Czy wiesz, że dzięki webinarom możesz przyciągnąć nowych klientów, budować relacje z obecnymi, a w rezultacie zwiększać wyniki sprzedaży? Dowiedz się, jak budować sprzedaż dzięki webinarom! Przeczytaj artykuł: Webinar e-commerce.
Sprzęt
Poza kosztem oprogramowania, drugim najważniejszym kosztem związanym z prowadzeniem webinarów jest zakup sprzętu.
Ostateczny koszt będzie oczywiście zależny od tego, na jakiej jakości Ci zależy i w jakich warunkach będziesz prowadzić webinar. Na początku przygody z webinarami poprawną jakość nagrania osiągniemy za pomocą smartfona czy kamerki internetowej – a to w dzisiejszych czasach ma każdy z nas, czyli na tym etapie koszt sprzętu będzie praktycznie zerowy. Smartfon zamiast kamery i prosty mikrofon (np. krawatowy) jest też dobrym rozwiązaniem, gdy prowadzisz webinar „w terenie”, poza biurem lub domem i nie masz warunków do użycia bardziej zaawansowanego sprzętu. Taki mikrofon można kupić już za ok. 100 zł.
Oczywiście z czasem, zdobywając coraz większą publiczność, warto zainwestować w lepszy sprzęt, dzięki któremu uzyskasz naprawdę dobrą jakość obrazu i dźwięku. Używając porządnej kamerki internetowej (albo nawet lustrzanki czy bezlusterkowca), dobrego mikrofonu i dodatkowego oświetlenia możesz osiągnąć jakość, która zrobi bardzo duże wrażenie na Twoich klientach.
W naprawdę profesjonalnym webinarze (a do takiego przecież dążysz) warto zadbać również o scenografię, czyli miejsce, otoczenie i tło podczas Twoich wystąpień. Jak widać na powyższym screenie, takie elementy jak tło czy strój „robią robotę”. Oczywiście, nie można przesadzić w drugą stronę – tło ma być tylko tłem i nie może rozpraszać uwagi uczestników od Ciebie i przekazywanej przez Ciebie treści. Jakość i profesjonalizm NAPRAWDĘ robią duże wrażenie i wpływają na decyzje zakupowe. Co równie ważne, dzięki profesjonalnemu sprzętowi Twoi odbiorcy będą w stanie usłyszeć i zobaczyć więcej, bo obraz i dźwięk są zwyczajnie wyraźniejsze. Dla uczestników nie ma nic bardziej frustrującego niż prowadzący, których nie da się zrozumieć.
Koszt profesjonalnego sprzętu, jak dobra kamerka internetowa, mikrofon pojemnościowy, statyw czy dobre oświetlenie to już kwoty oscylujące (łącznie) w setkach, a później nawet w tysiącach złotych. Pamiętaj jednak, że nie trzeba oczywiście kupować wszystkich tych elementów za jednym razem – można z czasem dokładać po jednym.
Warto jednak pamiętać o tym, że dobry sprzęt nie zastąpi niedociągnięć merytorycznych, dykcyjnych i prezentacyjnych. Jeśli nie jesteś pewien, czy webinary to narzędzie dla Ciebie – kilka pierwszych zrób przy użyciu tańszego sprzętu. Gdy oswoisz się z kamerą i zaczniesz prowadzić je na wyższym poziomie, a uczestników będzie przybywać, zainwestujesz w lepszy sprzęt.
Warto wtedy rozważyć inwestycję w coś innego niż sprzęt czy wiedza – czyli umiejętności. Nie trzeba iść oczywiście od razu na szkolenie prezenterskie, ale kilka lekcji dykcji, mowy ciała czy pracy ze słowem mówionym zdecydowanie poprawi jakość Twoich webinarów.
Stabilne łącze internetowe
Na nic jednak się nie zda profesjonalny sprzęt i kursy lektorskie, jeśli Twoje łącze internetowe nie zapewni odpowiedniego szybkiego i stabilnego transferu.
Większość z nas ma dziś łącza, które w zupełności wystarczą do prowadzenia webinarów w wysokiej rozdzielczości. Kosztem będzie więc nasz czas potrzebny na przygotowanie łącza do webinarów, trzeba bowiem wprowadzić kilka modyfikacji, które sprawią, że łącze będzie gotowe na „przetrawienie” dużej ilości danych.
Przede wszystkim należy wyłączyć wi-fi i podpiąć do komputera kabel Ethernet. Nierzadko zdarza się, że dzięki temu Internet momentalnie przyspieszy. Dlatego warto sprawdzić szybkość łącza (pobierania i wysyłania) oraz opóźnienie (ping). Minimalna prędkość niezbędna do stabilnego działania webinarów to 10 Mb/s, a ping powinien wynosić poniżej 30 ms.
Kolejnym krokiem do zapewnienia szybkiego i stabilnego transferu podczas webinaru będzie wyłączenie wszelkich aktualizacji, zbędnych zakładek i programów spowalniających pracę komputera oraz Internetu. Tu jednak ważna uwaga – możliwie jak najbliżej terminu webinaru (najlepiej w dniu wydarzenia) zaktualizuj przeglądarkę internetową, na której przeprowadzisz webinar. To pozwoli uniknąć problemów z obrazem i dźwiękiem podczas wydarzenia.
Czas poświęcony na stworzenie prezentacji
Czas poświęcony tworzeniu prezentacji i przygotowywaniu się do webinaru również jest kosztem. Pomimo tego, że zapewne masz wiedzę pozwalającą mówić na dany temat przez długi czas, to jednak warto ułożyć pewien scenariusz webinaru. Taki scenariusz nie powinien być skomplikowany: wystarczy rozpisać, jak będzie wyglądało rozpoczęcie, omówienie tematu, zakończenie i dodatkowe elementy.
Ustal, ile czasu przeznaczysz na oczekiwanie na uczestników, które wątki poruszysz i w jakiej kolejności. Pamiętaj także o wygospodarowaniu czasu na Q&A, czyli pytania i odpowiedzi.
Na koniec zastanów się, jak będzie brzmiał temat webinaru. Powinien on bowiem nie tylko mówić, o czym będzie dany webinar, ale także zachęcać do jego obejrzenia. Wbrew pozorom wymyślenie chwytliwego, ale jednocześnie treściwego tematu nie jest takie proste.
Reklamy płatne i social media – promocja wydarzenia
Jeśli chcesz zwiększyć frekwencję na Twoich webinarach, to o ile nie jesteś influencerem czy specjalistą z dziesiątkami tysięcy obserwatorów, powinieneś promować swoje webinary. Zresztą warto to robić również wtedy, gdy masz już swoją publiczność – po to, aby dotrzeć do nowych odbiorców.
W GetResponse to zadanie jest bardzo ułatwione, możesz bowiem promować webinar nie tylko za pomocą newslettera i kampanii mailingowych, ale także przy użyciu social mediów. Nasza aplikacja ma wbudowaną integrację z systemem reklamowym Facebooka i Google Ads. W kreatorze znajdziesz gotowe szablony reklam, które należy jedynie wypełnić skutecznymi tekstami i komunikatami. Z kolei integracja z FB i Google Ads pozwoli oszczędzić dużo czasu, który musiałbyś poświęcić na stworzenie i skonfigurowanie reklam bezpośrednio.
W przypadku reklam płatnych i promocji w social mediach kosztem będzie więc jedynie budżet reklamowy. Jest on niestety bardzo trudny do określenia – zależy bowiem od częstotliwości emisji reklam, ilości i jakości konkurencji, od długości kampanii czy też liczby samych reklam.
Jak promować webinary w 9 prostych krokach
Poznaj nasze najlepsze strategie promocji webinaru oraz wskazówki o tym, jak zwiększyć sprzedaż za pomocą prezentacji online.
Podsumowując:
Koszt przeprowadzenia webinaru zależy od tego, na jakim poziomie go przygotujesz i jakie są potrzeby zarówno Twoje, jak i Twoich odbiorców. Poniżej przedstawiamy kwestie, które musisz brać pod uwagę decydując się na organizację webinaru.
▪ Oprogramowanie do webinarów: w GetResponse już od 167,30 zł/mies.
▪ Mikrofon
– wbudowany w laptop – 0 zł
– krawatowy – 100 zł
– pojemnościowy USB: 300-500 zł
▪ Smartfon lub kamera
– Smartfon – 0 zł (zakładamy, że każdy go posiada)
– Dobra kamera internetowa – 250-400zł
▪ Laptop
– własny laptop – 0 zł
▪ OPCJONALNIE – lampa pierścieniowa LED: ok. 100-150 zł
▪ OPCJONALNIE – statyw na mikrofon: mini statyw biurkowy – ok. 30 zł lub ok. 100 zł za ramię
Do powyższych elementów należy doliczyć opcjonalnie koszt płatnej promocji (jest on bardzo indywidualny). Pamiętaj, że niektóre koszty są wydatkiem jednorazowym (tak jak zakup mikrofonu czy kamery internetowej)! Dobry jakościowo sprzęt pozwoli Ci przeprowadzić setki webinarów. 🙂
Pamiętaj również o czasie potrzebnym na przygotowanie i przećwiczenie prezentacji. Choć prowadzenie webinarów wiąże się z pewnymi kosztami nawet w tej najbardziej podstawowej wersji, to zdecydowanie warto spróbować tego narzędzia.
Pozwala ono na zbudowanie pozycji eksperta, jednocześnie pokazując odbiorcom, że za daną marką stoją żywi ludzie, których można nie tylko oglądać, ale także z nimi miło porozmawiać. To przyczynia się do budowania relacji z Twoimi odbiorcami. Dodatkowo, są one znakomitym narzędziem wspierającym działania sprzedażowe.
Webinary zresztą nie tylko łączą ludzi, przekraczając granice i odległości, ale także uczą przydatnych umiejętności, takich jak praca przed kamerą, piękne wypowiadanie się czy utrzymywanie kontaktu z odbiorcami. To już umiejętności, które przydadzą się nam nie tylko podczas webinarów, ale także na co dzień. I również dlatego warto zainwestować w webinary – bo to bardzo przyjemne i rozwijające doświadczenie!