Nie istnieje coś takiego jak nowa normalność.
Jedyną rzeczą normalną jest ciągła zmiana.
Czasem delikatna i subtelna, rozciągnięta w czasie i niemal niezauważalna.
Innym razem natychmiastowa, dokonująca się na naszych oczach i przenikająca do wszystkich sfer naszego życia.
To właśnie do tych natychmiastowych zmian najtrudniej się dostosować, nawet tym, dla których duże zmiany to chleb powszedni.
Ludzie są z natury przywiązani do swoich koncepcji.
– mówi założyciel i prezes GetResponse, Szymon Grabowski
W ciągu trzech miesięcy zmieniło się dosłownie wszystko. Decyzje, które jeszcze niedawno wydawałyby się kompletnie absurdalne, dziś wydają się oczywistym krokiem naprzód. W obliczu pandemii koronawirusa firmy muszą umożliwić swoim pracownikom pracę zdalną.
W maju 2020, Szymon Grabowski ogłosił, że GetResponse – firma, którą założył ponad 20 lat temu na poddaszu domu swoich rodziców (notabene, działając zdalnie), z firmy sprzyjającej pracy zdalnej staje się firmą remote-first – czyli pracującą przede wszystkim zdalnie, stając się tym samym jedną z pierwszych polskich firm działającą w ten sposób.
Podjęcie tej decyzji wiąże się z wieloma wyzwaniami, ale sytuacja rozwija się dynamicznie, a firma zapewnia swoim pracownikom wszelkie możliwe wsparcie, aby pomóc im stworzyć biura we własnych domach – a nawet dać możliwość pracy dosłownie z dowolnego miejsca na świecie (oczywiście, jak tylko wróci możliwość swobodnego podróżowania).
Istnieje pewna koncepcja pracy z domu, która brzmi świetnie, wręcz seksownie – ale do tej pory nie mieliśmy okazji jej przetestować. Nagle okazało się, że jesteśmy zmuszeni wprowadzić ją w tydzień. Od tego momentu zaczęła się lekcja, a my wszyscy staliśmy się częścią największego badania klinicznego od początku działalności firmy.
– Szymon Grabowski
Droga do przekształcenia GetResponse w firmę remote-first rodzi wiele pytań. Jakie są potrzeby pracodawcy i pracowników, jakie czynniki należy wziąć pod uwagę i jakie mogą być zamierzone i niezamierzone skutki tej decyzji? Należy jeszcze rozwiązać wiele kwestii istotnych z punktu widzenia HR i prawnego, jak na przykład zmianę umów i świadczeń pracowniczych, czy zapewnienie dobrego samopoczucia (zarówno fizycznego, jak i psychicznego) pracownikom.
Pandemia koronawirusa odcisnęła – i nadal odciska – swoje piętno na wszystkich branżach, począwszy od rynku nieruchomości, poprzez firmy zaopatrujące biura, a skończywszy na budownictwie i transporcie. W dalszym ciągu nie ma odpowiedzi na wiele pytań dotyczących wpływu COVID-19 na ludzi i biznes.
Dla przykładu, Alphabet (holding powołany przez Google) ostatnio wycofał się z inwestycji obejmujących ponad 2 miliony metrów kwadratowych powierzchni biurowych, co oczywiście jest sporym rozczarowaniem dla włodarzy miast, w których te inwestycje miały miejsce. Inny przykład to branża meblarska – ludzie pracujący zdalnie nie będą raczej potrzebować typowego wyposażenia biurowego, będą poszukiwać czegoś, co będzie pasowało do wystroju ich domów.
„Pracownie architektoniczne przewidują boom na to, co Nena Martin, dyrektor ds. przestrzeni w Gensler, nazywa „szwajcarskim scyzorykiem” – meble pozwalające na łatwe dopasowanie do wielu zastosowań. Pojawi się więcej tzw. aktywnych stołków o małej powierzchni, na których będzie można położyć swój laptop i robić notatki podczas spotkania” – pisze Courtney Rubin w publikacji dla Markera.
81% pracowników GetResponse preferuje pracę zdalną
Laptopy, telefony komórkowe, hotspoty, Wi-Fi, kafejki internetowe, podróże służbowe – już na długo przed pandemią niezliczona ilość czynników sprawiała, że praca zdalna była możliwa.
Ludzie już dawno zaadaptowali się do pracy zdalnej – sprawdzają przecież wiadomości email w swoich telefonach czy zabierają ze sobą służbowe laptopy na weekendowe wyjazdy, aby przedłużyć pobyt o dzień lub dwa.
Teraz firmy zaczynają robić to samo.
Gigant bankowości Morgan Stanley planuje “redukcję liczby nieruchomości”, a firma ubezpieczeniowa Nationwide Insurance ogłosiła, że przeszła w 98% w tryb pracy zdalnej. Czy wobec tego pracownicy mogliby przenieść się do miejsc bardziej przystępnych cenowo, aby w ten sposób obniżyć ceny czynszów w droższych miastach?
W ciągu ostatnich 2-3 miesięcy tysiące firm zmuszonych jest pracować z domu. Kiedy skończy się okres izolacji, wielu pracowników nie będzie chciało powrócić do biur.
– mówi Grabowski
W GetResponse przejście w tryb zdalny nie zostało wprowadzone przymusowo. Zarząd firmy przed podjęciem ostatecznej decyzji przeprowadził ankiety, pytając pracowników o ich opinie – i pozwolił zadecydować im o przyszłości firmy.
Statystyki pokazują, ze pracownicy, nawet jeżeli są przyzwyczajeni do pewnych norm i warunków, czują się całkiem komfortowo, jeśli nowy model pracy zostaje przyjęty jako standard. Okazuje się jednak, że sytuacji nie można traktować zerojedynkowo. Jak pisze Computer World, “Inne duże firmy technologiczne, w tym Amazon, Microsoft i Facebook, poszły co prawda tą samą drogą, ale poinformowały pracowników iż póki co zapadła decyzja, że mogą pracować w domu zdalnie do jesieni tego roku. Wszystko wskazuje na to iż później – kiedy, to zależy od rozwoju sytuacji – będą musieli wrócić do swoich zajęć na miejscu w firmie.”
Na pytanie: „Gdybyś miał wybrać tryb pracy po pandemii koronawirusa, jaki model wybrałbyś w dłuższej perspektywie?”, mając do wyboru pracę w pełni zdalną, pracę w modelu hybrydowym i pracę z biura, przeważająca większość – 65% – wybrała model hybrydowy, który pozwalałby na wykonywanie większości obowiązków w trybie zdalnym. Kolejne 16% wybrało pracę w pełni zdalną. Zwycięska opcja pozwala pracownikom wybrać, ile dni w tygodniu chcą pracować z domu (dopuszczając wybór 100% pracy zdalnej), z możliwością przyjazdu do biura w razie potrzeby.
Zmiana była dla niektórych niepokojąca. Nagle zyskujesz niezależność i zaczynasz zdawać sobie sprawę z wpływu, jaki faktycznie masz na organizację i wszystkich wokół siebie. Budujesz prawdziwe zaufanie do tego co robisz, kim jesteś i jak to wpływa na wszystkich. Nie możesz już podejść do biurka obok, zamiast tego piszesz tekst na klawiaturze i wierzysz w to, że współpracownik po drugiej stronie ekranu zrozumiał, co masz na myśli i na tej podstawie podejmie swoje własne decyzje. Z drugiej strony, wiele osób wyjdzie z tej sytuacji silniejszymi, znając swój wpływ na innych i wzmacniając zaufanie do samych siebie.
– Robert Sikorski, Growth Marketing Lead w GetResponse MAX
Sama platforma GetResponse zawiera wiele narzędzi i rozwiązań (jak np. webinary), które pomagają firmom pracować online i komunikować się z odbiorcami i współpracownikami. Ponieważ pandemia COVID-19 zmusiła przedsiębiorstwa do przeniesienia działalności do Internetu, dzięki tym rozwiązaniom mogą one nadala funkcjonować, sprzedając swoje produkty i wiedzę z dowolnego miejsca na świecie.
GetResponse oczywiście skorzystało z tych rozwiązań podczas przejścia w tryb zdalny.
W wewnętrznej ankiecie przeprowadzonej wśród ponad 300 pracowników GetResponse, 62,6% z nich wskazało pracę z dowolnego miejsca jako największą zaletę pracy zdalnej. Kolejnymi zaletami wskazanymi przez respondentów były brak konieczności podróżowania między pracą a domem (60,9%) i elastyczność pracy (57%).
Praca zdalna to korzyść zarówno dla firmy, jak i pracowników
Niedawno przeprowadzone badania na zlecenie Go Fish Digital (agencji marketingowej z Waszyngtonu) pokazują, że jedynie 7,4% pracowników nie lubi pracować z domu, a jednocześnie 28% ankietowanych odparła, że taka forma pracy im odpowiada.
Zgłębiając temat, okazuje się, że liczba zadowolonych jest znacznie wyższa, ponieważ 31% respondentów pozostawało w tym czasie bez pracy lub zostało zwolnionych, a kolejne 20% stwierdziło, że poszukują pracy – co w rezultacie oznacza, że wśród osób pracujących zdalnie podczas pandemii, 56% jest zadowolonych z pracy zdalnej.
Twitter, na przykład, zanotował wzrost produktywności przy jednoczesnej akceptacji pracy zdalnej – i ogłosił, że ich pracownicy mogą pracować z domu „na zawsze”.
Firmy z całego świata widzą już, że remote-first to przyszłość, a giganci tacy jak Microsoft, Google czy Facebook pozostają elastyczni i planują opracować długoterminowe strategie dotyczące pracy zdalnej pod koniec bieżącego roku, lub w 2021 r.
Otwarte przestrzenie biurowe okazały się w rzeczywistości mniej prospołeczne i sprzyjające komunikacji, a jak się okazało, sprzyjają rozprzestrzenianiu chorób, takich jak COVID-19.
Po co więc robić krok wstecz?
W artykule z 2018 r. zatytułowanym „Niezamierzone skutki otwartych przestrzeni biurowych” (The Unintended Effects of Open Office Space), naukowcy z Harvard Business School odkryli, że otwarte przestrzenie w biurach zmniejszają ilość interakcji twarzą w twarz o około 70%, a dodatkowo powodują wzrost ilości wysyłanych wiadomości email o około 50%.
„W przeszłości, projektowanie przestrzeni biurowych i wielu innych elementów związanych z organizacją pracy leżało po stronie obserwatorów, a nie obserwowanych.” – mówi w artykule profesor Harvardu, Ethan Bernstein. „To jednak właśnie ci obserwowani sprawiają, że firmy odnoszą sukces. Może więc powinniśmy zmienić sposób myślenia w każdym aspekcie, od projektu biura po analitykę zespołów pracowniczych – i częściej optymalizować ich pracę.
Grabowski dodaje: “Nie sądzę, aby posiadanie biura było błędem, ale wiąże się to z pewnymi ograniczeniami. Widzimy teraz wyraźnie te ograniczenia – ten niewidoczny wróg (COVID-19), który tak łatwo się rozprzestrzenia na otwartych przestrzeniach jest poważnym problemem dla każdej firmy.”
Gdańska siedziba GetResponse szybko przeszła gruntowną metamorfozę. Otwarty układ pomieszczeń został zastąpiony rozwiązaniami, które w dalszym ciągu umożliwiają pracę z biura, takimi jak hot deski, wygodne krzesła i kanapy, biurka umożliwiające pracę na stojąco, pokoje umożliwiające burze mózgów – słowem, wszystkim, czego potrzeba, aby pracować efektywnie i komfortowo, z możliwością płynnej zmiany stanowiska.
Zatrudnianie fachowców z całego świata
Przejście w tryb zdalny daje również możliwość zatrudnienia każdej osoby z dowolnego miejsca na świecie. Pozwala to na wyszukiwanie najlepszych specjalistów i talentów i szybkie wpasowanie ich w zespół bez konieczności ich relokacji, jeśli nie wyrażają na to zgody. Liczba możliwości, zarówno dla pracowników jak i pracodawców, stale rośnie, ale pojawiają się również nowe ograniczenia.
Przykładowo, prawo w niektórych krajach i stanach wymaga aktualizacji uwzględniających możliwość pracy zdalnej. Specjaliści GetResponse zauważyli, że firmy w obecnych czasach są znacznie bardziej skłonne do podpisywania umów drogą elektroniczną. Widać również zmiany w sprzęcie, procesach wdrożeniowych, a nawet w budżetach, ponieważ koszty stacjonarne ulegają zmniejszeniu, pozwalając na większe inwestycje w umożliwienie wykonywania pracy zdalnej.
Zmiana trybu pracy na remote-first to olbrzymie wyzwanie, w dodatku ciągle ewoluujące. To proces, który wymaga otwartej dyskusji nie tylko o wydajności pracowników, ale również o ich zdrowiu fizycznym i psychicznym.
Nadal jesteśmy na etapie transformacji. W dalszym ciągu opracowujemy nowe procesy, ale w obliczu takich zmian, przebudowa zarówno przestrzeni roboczej, jak i sposobu myślenia, zajmuje trochę czasu.
– mówi Ola Szlachcikowska, Director of Talent and Culture w GetResponse
Pracownicy sugerują rozwiązania, zgłaszają swoje potrzeby, a firma z kolei reaguje na nie w klarowny sposób.
Nasza strategia budowania marki pracodawcy, pakiety benefitów dla pracowników czy wydarzenia firmowe zostały zaprojektowane głównie pod kątem realizacji ich w biurze. Pracownicy GetResponse doceniają kulturę pracy, jaką tu stworzyliśmy. Jednak obecna rzeczywistość stawia przed nami nowe wyzwania. To, co możemy teraz robić , to jeszcze bardziej wsłuchiwać się w potrzeby naszych pracowników i na tej podstawie tworzyć kulturę dostosowaną do wymogów pracy zdalnej. Naszym celem jest dać pracownikom poczucie przynależności, radość i pomóc im dostosować się do nowych warunków pracy.
– dodaje Szlachcikowska
Zyta Machnicka, CEO hubu edukacyjnego Lightness i autorka książki “Lepszy pracodawca. Jak autentyczny employer branding zmienia biznes, rynek pracy i ludzi” w wywiadzie dla Business Insidera dodaje: “Może jestem optymistką, ale nie uważam, że employer branding jest dziś w jakikolwiek sposób zagrożony. Bo EB to nie jest samo budowanie wizerunku pracodawcy. Dobry i mądry employer branding to przede wszystkim komunikowanie prawdy o firmie jako pracodawcy w sposób angażujący i dopasowany do zdefiniowanych wcześniej grup kandydatów i pracowników, za pośrednictwem narzędzi i kanałów, w których te grupy są obecne i aktywne. Systematyczna, autentyczna i trafna komunikacja pracodawców jest i będzie w cenie, bo to właśnie od niej zależy, czy najlepsi ludzie zostaną na naszych pokładach i czy, jeżeli musieli je opuścić w związku z koronakryzysem, będą chcieli wrócić w przyszłości.”
Zalety pracy zdalnej z punktu widzenia pracowników
Świat coraz mocniej ewoluuje w kierunku pracy zdalnej. Ludzie chcą podróżować, a jednocześnie mając niewiele dni urlopu do wykorzystania, mieć możliwość stworzenia sobie „biura” w paryskiej kawiarni, na plaży w Tajlandii czy w górach w Austrii. Ludzkie potrzeby i pragnienia również ewoluują. W obecnej sytuacji, pracodawcy mają szansę odpowiedzieć na realne potrzeby pracowników i skorzystać ze wszystkich dostępnych narzędzi, aby umożliwić im pracę zdalną, online.
Jasne, że wolelibyśmy w tym czasie być na wakacjach, ale opcja podróżowania i pracy w tym samym czasie wobec pracy wyłącznie w biurze przyciągnęła niezliczoną liczbę osób poszukujących stanowisk i zawodów, w których mieliby możliwość wybrania swojej lokalizacji.
Można by na przykład pojechać do innego miasta na jakiś czas i popracować tam przez parę dni, a resztę czasu poświęcić na zwiedzanie (oczywiście wtedy, kiedy podróże znowu będą bezpieczne).
Jak podają Wirtualne Media, “praca z domu przypadła do gustu sporej części ankietowanych. Jedna czwarta deklaruje, że bardzo lubi pracować w ten sposób i mogłaby tak realizować swoje obowiązki również po zakończeniu kwarantanny. Podobna grupa respondentów docenia pracę zdalną, choć wolałaby ją wykonywać naprzemiennie z biurową. Jeden na dziesięciu badanych przyznaje, że nie przepada za tym modelem, choć obecnie jest to jedyna opcja, aby zrealizować służbowe zadania. Wśród uczestników badania 24 proc. nie ma możliwości pracy zdalnej.”
Zmiana miejsca pobudza kreatywność. Możesz więc przenosić się z miejsca w miejsce, nie będąc przywiązanym do swojego krzesła i biurka. Możliwość podróżowania i pracy w tym samym czasie to wielka zaleta, znacząco wpływająca na wydajność pracowników. Jedyne, czego potrzebujesz, to Wi-Fi.
– mówi Ola Korczyńska, Dyrektor Marketingu w GetResponse
Razem, a jednak osobno
Istnieje oczywiście obawa, że nasi koledzy i koleżanki z pracy staną się dla nas jedynie ciągiem znaków i emotikon, botami, z którymi komunikujemy się jedynie cyfrowo.
Prawdziwym wyzwaniem będzie utrzymanie interakcji międzyludzkich i morale zespołów na poziomie, który pozwoli biznesom w dalszym ciągu się rozwijać, mimo braku fizycznej obecności współpracowników.
Dla naszych pracowników przygotowaliśmy materiały edukacyjne i przewodniki do pracy zdalnej. Mamy nadzieję, że pomogą one ludziom efektywnie pracować i czuć się częścią GetResponse, mimo dzielących nas odległości. Ten aspekt jest dla nas bardzo ważny, ponieważ może pomóc lepiej radzić sobie z samotnością i rozwinąć umiejętności zarządzania czasem. Dodatkowo utrzymujemy regularną komunikację, transparentnie odpowiadamy na pytania i aktywnie poszukujemy nowych rozwiązań, zwłaszcza możliwych do realizacji online, by nadal rozwijać nasze umiejętności i przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu.
– mówi Ola Szlachcikowska.
Wewnętrzna ankieta GetResponse wykazała, że 97% respondentów czuje, że firma wspiera ich w pracy zdalnej. Trwają prace nad wprowadzeniem comiesięcznego dodatku na pokrycie kosztów pracy z domu, posiłków, poprawy dobrostanu i innych wydatków związanych ze zmianą trybu pracy. Dodatkowo, pracownicy GetResponse otrzymają niebawem jednorazowy bonus na sfinansowanie budowy domowego stanowiska pracy.
Trzeba teraz tę układankę złożyć w całość.
Skoro już jesteśmy przy budowie stanowiska do pracy z domu, ciekawy raport przeprowadzony na zlecenie salonów meblowych VOX pokazuje, że “podczas izolacji najwięcej czasu spędzamy przede wszystkim w swoich salonach (52% odpowiedzi) i sypialniach (20%). W ostatnich miesiącach te wnętrza zyskały nowe funkcje, bo ponad 4 na 10 osób w związku z pandemią rozpoczęły pracę w trybie zdalnym – a to właśnie w jednym z tych dwóch pomieszczeń najczęściej urządzamy swoje robocze kąciki. Co ciekawe, wśród pracujących zdalnie tylko 39% osób odpowiednie miejsce miało zaaranżowane już wcześniej, jeszcze przed wybuchem pandemii. Większość musiała stworzyć je dopiero teraz.”
Z drugiej jednak strony, ludzie obawiają się, że w trybie zdalnym będą mieli poczucie, że nigdy nie opuszczają stanowiska pracy, a ponadto pojawi się poczucie osamotnienia.
Ci, którzy już wcześniej byli zainteresowani pracą z domu, obawiali się wykluczenia, braku poczucia bycia częścią biurowego życia i niejako wypadnięcia z obiegu. Osobiście czasami tak się właśnie czułem – a dużo pracowałem z domu.
– mówi Grabowski
Łączność z całym światem i możliwość interakcji z każdym i wszędzie sprawiły, że już od dawna żyjemy w ‘trybie zdalnym’, ale ludzie nadal przecież czują potrzebę spotkań na żywo – wyjścia na kawę, wypicia piwa we wspólnym gronie, wieczoru z planszówkami, czy innych aktywności, które jednoczą nas poza biurem.
W otwartych przestrzeniach biurowych często spotykało się osoby ze słuchawkami na uszach, które na czas rozmów przenosiły się do pomieszczeń zapewniających większą prywatność. Ponadto, wielozadaniowość w warunkach open space jest wyzwaniem dla wielu pracowników – potwierdzają to badania psychologów z Uniwersytetu Cornella.
Lepsza produktywność i łączność w świecie zdalnym
W GetResponse po wprowadzeniu pracy zdalnej nie tylko wzrosła produktywność, ale widać również zwiększoną ilość rozmów telefonicznych i online pomiędzy pracownikami, a dodatkowo są one konkretniejsze, co sprawia, że przepływ informacji odbywa się bez zakłóceń.
Udało nam się utrzymać nasze podstawowe wartości – ewoluowaliśmy, dostosowaliśmy się i zaakceptowaliśmy zmiany, w dalszym ciągu zapewniając naszym klientom najlepsze możliwe rozwiązania. Jesteśmy w tym razem, więc staramy się jak zawsze. Musieliśmy nauczyć się pracować zdalnie nad projektami, które wcześniej mogliśmy stworzyć w mgnieniu oka podczas bezpośrednich spotkań.
– mówi Marta Wójcik, Head of UX w GetResponse
Jak wykazały badania Uniwersytetu Cornella, pracownicy narażeni na hałas otwartych przestrzeni biurowych przez trzy godziny, mieli podwyższony poziom epinefryny, czyli hormonu znanego powszechnie jako adrenalina, uaktywniającego się podczas walki lub ucieczki. Wspomniała o tym Maria Konnikova w artykule dla magazynu The New Yorker.
Autorzy powyższych badań odkryli, że ludzie pracujący w hałaśliwym otoczeniu rzadziej dokonywali zmian usprawniających ergonomię stanowiska pracy, co w rezultacie powodowało zwiększone zmęczenie fizyczne. To dowód na to, że ludzie mogą pozostawać w lepszym zdrowiu, zarówno fizycznym jak i psychicznym, pracując z domu.
Myślę, że pełne przystosowanie się do nowych warunków zajmie nam trochę czasu. Zwłaszcza tym, którzy mają dzieci – te małe szczęścia biegające dookoła i przeszkadzające we wszystkich ważnych projektach. Ale czy to nie wspaniałe, że możemy usiąść z naszymi pociechami i przemierzać świat w zaciszu własnego domu? Ta sytuacja ma swoje dobre strony.
– Szymon Grabowski
Powrót do korzeni
Gdy Szymon Grabowski zaczynał ponad 20 lat temu rozkręcać firmę znaną dziś jako GetResponse, pracował z domu swoich rodziców. Wraz z rozwojem firmy potrzebował miejsca, które byłoby ‘przystanią dla jego talentu’, a wynajmowanie powierzchni biurowych było w tamtych czasach na porządku dziennym (nie wspominając o tym, że praca zdalna była wtedy znacznie większym wyzwaniem, niż obecnie).
Przeniesienie się do biura było dla Grabowskiego sporym wyzwaniem.
W pewnym sensie działałem wbrew sobie. Mówiąc zupełnie szczerze – i mówię o tym na głos chyba pierwszy raz – otworzyłem biuro i przyjąłem te wszystkie standardy organizacyjne, ale nigdy nie czułem się z tym komfortowo. Lubię ludzi, ale praca w biurze od 9 do 17 nigdy nie leżała w mojej naturze. Tak właśnie to wyglądało.
– mówi Grabowski
Okoliczności jednak się zmieniły.
Wolę tę sytuację nazywać ‘zmianą’ niż ‘nową normalnością’, bo ‘nowa normalność’ najczęściej oznacza ‘tak już będzie zawsze’. Ale jak tylko skończy się okres izolacji, pojawi się jeszcze nowsza ‘nowa normalność’, więc zmiana wydaje się najlepszym określeniem.
– podsumowuje Szymon Grabowski
Sytuacja w dalszym ciągu rodzi wiele niewiadomych, ale Grabowski uważa, że jedno jest pewne – odciśnie ona olbrzymie piętno na wszystkich.