Recenzja i opinie o Asana – czy to najpopularniejsze narzędzie do zarządzania projektami?

Słowo asana w nietechnologicznym ujęciu znane jest przede wszystkim osobom praktykującym jogę. I ta joginiczna stabilność być może przyświecała twórcom Asany, kiedy postanowili przenieść ją na niwę zarządzania projektami.

Czym jest Asana?

Zdania na temat tego, czym w swojej istocie jest Asana są mocno podzielone. Dla jednych jest wybawieniem w codziennym chaosie projektowym, dla innych… wirtualnym przedprożem projektowego piekła. 🔥 Zanim dokonamy naszej profesjonalnej oceny, przyjrzyjmy się podstawowym faktom.

Asana jest jedną z największych i z pewnością najbardziej znanych platform do zarządzania projektami, czyli: wspierania Cię w codziennych zadaniach i wyzwaniach oraz współpracy z innymi.

Dzięki niej możesz łatwo monitorować postęp realizacji tasków, przypisywać je, określać terminy i komunikować się. Jest elastyczna, bogata w funkcjonalności i umożliwia pracę bez względu na wielkość i poziom zaawansowania technologicznego.

Ale jak każda firma ma swoją historię, a fakt, że Asanę założyło dwóch byłych pracowników Facebooka dodaje tej historii nieco smaczku. W końcu kto może wiedzieć więcej o potrzebie skutecznego zarządzania projektami, niż pracownicy jednej z największych korporacji digitalowych na świecie..? 🙂 W 2008 roku Dustin Moskovitz i Justin Rosenstein uznali, że ich szybko rozwijający się pracodawca potrzebuje kompletnego wsparcia w zarządzaniu projektami i postanowili zbudować swoje. Jak postanowili – tak zrobili.

Wiedząc, z jakimi problemami w tym obszarze zderzają się duże korporacje zdecydowali się opracować rozwiązanie odpowiednie również dla mniejszych zespołów. Coś co pozwala na przejrzyste śledzenie zadań i procesów.

Szesnaście lat później już wiemy, że Asana ewoluowała z wewnętrznego narzędzia do globalnej korporacji, z której się wywodzi. Czas przyjrzeć się temu, jakie funkcjonalności kryją się w tej popularnej platformie.

Funkcjonalności

Bez względu na to, czy pracujesz w dużym zespole marketingowym, czy jesteś twórcą kursów marketingowych operującym w ramach własnej ekspertyzy, do zarządzania projektami będzie Ci potrzebne wszechstronne narzędzie.

Sprawdźmy, jakie konkretnie funkcjonalności mogą Cię wesprzeć w pracy:

• Zarządzanie projektami
  
  
• Cele i raportowanie
  
  
• Przepływ pracy i automatyzacja
  
  
• Zarządzanie zasobami
  
  
• Asana AI
  
  
• Administracja i bezpieczeństwo

Zarządzanie projektami

To największy produkt Asany (co nie powinno dziwić, biorąc pod uwagę jej genezę i przeznaczenie 😀) i trzeba przyznać, że twórcy naprawdę go dopracowali.

Najważniejszą cechą tego obszaru jest jego konstrukcja, wprowadzająca dużą przejrzystość do projektów.

Pracę możesz podzielić na projekty, zorganizowane w formie widoku listy, kalendarza, osi czasu, wykresu Gantta lub tablicy Kanban. Dzięki funkcji tworzenia przestrzeni roboczych możesz organizować pracę wg klientów, tematów czy etapów rozwoju. Jeśli jesteś ekspertem, który swoją wiedzę udostępnia innym w postaci kursów, masz klarowany wgląd w każdy etap realizacji projektu, od koncepcji po realizację.

Pracę możesz podzielić na zadania, w których z kolei łatwo przypiszesz role, a wszystkie te przypisane Tobie wyświetlisz w jednym miejscu. Jeśli więc jesteś osobą, która np. przy porannej poniedziałkowej kawie lubi sobie rozplanować pracę na cały tydzień, później jednym rzutem oka na ten widok ocenisz, jak Ci idzie realizacja tych oczekiwań.

Monitorując postęp realizacji zadań i projektów możesz też oceniać aktualne ich statusy ,dotychczasowe zaangażowanie w ujęciu czasowym. A ponieważ czas jest jednym z najważniejszych elementów projektów, ten obszar jest szczególnie zaopiekowany w Asanie.

Jako centrum planowania możesz wykorzystać kalendarz projektowy. Odnosząc jego wykorzystanie do pracy wspomnianych twórców kursów, dzięki temu możesz zaplanować tworzenie treści, harmonogramy publikacji, czy spotkania z uczestnikami. Widok kalendarza daje pełny wgląd w obsadzenie terminów zadaniami, dzięki czemu po prostu lepiej to wszystko zorganizujesz. Pomocny jest również widok osi czasu.

Warto dodać, że Asana integruje się z wieloma innymi narzędziami, co bardzo wspiera codzienną nawigację w projekcie.

---

Cele i raportowanie

Podstawą każdego sprawnie realizowanego projektu są cele. Mierzalne, ustanowione na początku i określone w czasie. I Twoje narzędzie do zarządzania projektami powinno Cię wspierać w monitorowaniu, gdzie na drodze do ich realizacji jesteś oraz czy do tej pory była wyboista, czy też poruszasz się po niej, jak po szwedzkiej autostradzie: pewnie i spokojnie.

Asana ma ciekawą funkcję wspierającą określenie celów lub OKR-ów (Objectives and Key Results). Możesz do tego użyć gotowego szablonu lub zrobić to indywidualnie oraz zdecydować, czy ich monitoring będziesz prowadzić manualnie, czy może zautomatyzujesz raportowanie.

Przykład z “kursowego podwórka”: Twoim OKR-em może być zdobycie nowych odbiorców zainteresowanych Twoim produktem. Jako etapy określasz poszczególne fazy działań marketingowych np. przygotowanie strategii social mediowej. Dodajesz interesariuszy, czas na realizację, sposób prezentowania pomiarów (np. procentowy), zadania i pomniejsze cele.

Jeśli realizujesz kilka tego typu projektów i współpracujesz z różnymi zespołami, portfolio pomoże Ci zachować porządek w raportach i widokach. Bez konieczności przeskakiwania pomiędzy nimi, wszystko jest skonsolidowane w jednej konsoli.

Pulpity nawigacyjne, w których możesz zaprojektować widoki danych, są ostatnią funkcjonalnością wspierającą raportowanie i monitorowanie postępów. W kilku kliknięciach określasz czy chcesz widzieć je w postaci np. wykresów, a jeśli tak – to jakich. Każdy, kto realizował złożone projekty i potrzebował sprawdzić coś jednym rzutem oka, np. w trakcie rozmowy z klientem wie, jak przydatne bywają takie detale.

---

Przepływ pracy i automatyzacja

Myśląc o idealnych scenariuszach, w których można wdrożyć automatyzację, najczęściej mamy przed oczami te żmudne i niekoniecznie wielkie zadania; wcale nie chodzi nam o całość realizacji projektu. Chcemy zrzucić z barków to, czego nie lubimy w drodze do celu. Ścielenie łóżka, rozładowywanie zmywarki lub ręczne weryfikowanie, czy deadline’y nie zostały przekroczone lub przeskakiwanie z menadżera projektów do komunikatorów.

Dla twórców kursów, często balansujących między zadaniami, automatyzacja takich codziennych “potykaczy” w procesie bywa zbawienna i zostawia przestrzeń na pracę kreatywną. Asana wprowadziła reguły, dzięki którym możesz automatycznie przydzielać zadania, terminy, sprawdzać postępy. Czyli: mniej klikasz, a więcej wiesz. 🙂

---

Zarządzanie zasobami

Najważniejsze zasoby projektu, to ludzie i czas. Zarządzanie nimi jest też jednym z największych wyzwań projektowych. Monitorowanie stanu faktycznego w bieżącym ujęciu jest tym, co wesprze Cię najlepiej. Ważna również dlatego, że to jedyna znana obecnie technika umożliwiająca przewidzenie tego, co nieprzewidywalne.

Dla małych biznesów, w których każda minuta i złotówka mają szczególnie wysoką wartość, monitoring i skuteczne zarządzanie zasobami, mają szczególne znaczenie dla efektywności.

Cennik – ile kosztuje Asana?

Asana ma przejrzysty system rozliczania oparty na subskrypcji rocznej lub miesięcznej. Jak zwykle jest to praktykowane w tego typu rozwiązaniach, dłuższa współpraca oznacza niższą opłatę miesięczną, co warto mieć na uwadze planując długoterminową pracę na jednym narzędziu.

Ta elastyczność odbija się też w planach cennikowych, których jest kilka, a Ty możesz dopasować koszt do swoich potrzeb – lub przynajmniej znaleźć się jak najbliżej tej równowagi. Plusem jest też to, że nie musisz podpinać karty na etapie zakładania konta testowego, więc późniejsza płatność nie zaskoczy Cię post factum w wykazie subskrypcji.

No dobrze, to sprawdźmy, jakie plany na Asana? No ma ich kilka:

• Personal
• Starter
• Advanced
• Enterprise
• Enterprise+

Personal: Darmowy plan podstawowy

Dla tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z narzędziami do zarządzania projektami, Asana oferuje darmowy plan podstawowy. Jest to świetna opcja dla pojedynczych użytkowników lub małych zespołów, które potrzebują miejsca do organizacji pracy bez dodatkowych kosztów.

Idealny dla freelancerów i małych projektów, stanowi doskonały punkt wyjścia do bardziej zaawansowanych rozwiązań.

Starter

Dobry wybór dla tych, którzy potrzebują trochę bardziej zaawansowanych funkcji, niż te dostępne w planie podstawowym.

Za $10,99 (co ważne! TO CENA ZA UŻYTKOWNIKA) miesięcznie w rozliczeniu rocznym lub $13,49 (za użytkownika) w rozliczeniu miesięcznym otrzymasz dostęp do takich opcji m.in. jak: współpracę z maksymalnie 500 członkami zespołu, widoki wykresy Gantta, Asanę AI, pola niestandardowe, zaawansowane filtry wyszukiwania, 250 automatyzacji miesięcznie czy prywatne zespołu i projekty.

Rozwiązanie skrojone pod mniejsze firmy, projekty lub zespoły.

Advanced

Przeskakując oczko wyżej, na plan Advanced, znajdziemy się w planie cenowym za $24,99/$30,49 per rozliczenie roczne/miesięczne – za użytkownika!

Oprócz funkcjonalności dostępnych w planie Starter, użytkownicy mają dostęp do Celów, 25 000 automatyzacji miesięcznie, zaawansowane raportowanie czy śledzenie czasu.

Z dostępnych w tym planie opcji jasno wynika, że jest to wersja dla średnich: firm, projektów lub zespołów, które potrzebuję wsparcia w zarządzaniu na większą skalę.

Enterprise

To plan z gatunku tych, które określamy jako “bezcenne”. 😉 Czyli taki, którego cena jest zależna od indywidualnych czynników: potrzeb i zasobów.

W jego zakres wchodzą funkcjonalności dostępne w wersjach niższych oraz te dodatkowe związane ze wspomnianym bezpieczeństwem, integracjami czy wsparciem technicznym.

Enterprise to plan zbudowany dla potrzeb dużych organizacji i złożonych projektów. Wdrażany z myślą o długoterminowej współpracy.

Enterprise+

Praca w opcjach udostępnionych w tym planie, to praca na zupełnie innym poziomie projektowym, w którym niemal wszystkie ustawienia technologiczne można dopasować do potrzeb klienta. I oddać zarządzanie nimi w ręce jednego admina.

Jak określone jest na stronie, jest to rozwiązanie „dla firm, które muszą spełniać surowe wymagania dotyczące zgodności, korzystając z elastycznych, precyzyjnych ustawień.”

Jak działa cennik Asany?

Wersja Asana Personal jest dostępna dla zespołów liczących do 10 osób. Asana Starter kosztuje €10,99 za użytkownika, za miesiąc przy rozliczeniu rocznym i €13,49 za użytkownika, za miesiąc przy rozliczeniu miesięcznym. Cena Asany Advanced wynosi €24,99 za użytkownika, za miesiąc przy rozliczeniu rocznym i €30,49 przy rozliczeniu miesięcznym. W Asanie nie oferujemy jednoosobowych subskrypcji. Oferujemy wielopoziomowe plany dla mniejszych zespołów, od 2 do 5 użytkowników.

Źródło: Asana.com

Wady

Asana jest jednym z tych narzędzi, które dzięki wieloletniemu dopracowywaniu i wszechstronności nie daje swoim użytkownikom wielu powodów do narzekania. Co nie znaczy jednak, że zupełnie ich nie ma.

Koszty

Użytkownicy skarżą się, że nie zawsze opłata za dany plany wynosi tyle ile miała wynosić według cennika oraz zwracają uwagę na to, że w rzeczywistości należy zapłacić za więcej niż potrzebna ilość użytkowników.

Problemy z aplikacją

Pojawia się wiele opinii, które wyrażają niezadowolenie z aplikacji mobilnej Asany. W porównaniu do wersji w przeglądarce, aplikacja mobilna często się zawiesza oraz wolno synchronizuje, a zarządzanie zadaniami jest trudne do realizacji.

Zalety

Pierwszą i jedną z najważniejszych zalet korzystania z Asany jest wzrost produktywności zespołu. Dzięki możliwości tworzenia list zadań, projektów oraz przypisywania poszczególnych etapów do członków zespołu, każdy wie dokładnie, co ma robić i na kiedy.

Co jednak włącza się w cechy platformy, dzięki którym Twoja produktywność wzrośnie? Sprawdźmy!

Intuicyjność i elastyczność

Użytkownicy doceniają to z jaką łatwością poruszają się po Asanie. W języku angielskim jest takie powiedzenie: Less is more – mniej znaczy więcej. I tak jest właśnie z Asaną. Możesz, klikając mniej, wyciągnąć więcej danych, w porównaniu do innych platform. Szablony projektów, możliwość skalowania, dostosowywane widoki pozwalają z kolei na szybkie rozpoczęcie pracy nad np. tworzeniem kursów.

Ułatwiona współpraca w zespole

Bez względu na to, czy pracujesz w zespole stacjonarnym czy współpracujesz z kontraktorami zdalnymi. Jeśli w projekt zaangażowany jest zespół, musi mieć możliwość łatwej komunikacji.

W Asania udostępnisz pliki i dokumenty, zintegrujesz ją z innymi narzędziami (Slack, Google Drive) dedykowanymi właśnie takim celom oraz dodasz komentarze do zadań. Zatem bez konieczności wychodzenia z narzędzia przekażesz i odbierzesz to, co najważniejsze.

Liczba funkcjonalności

Asana oferuje całe bogactwo funkcjonalności. Od tych, wspierających planowanie i monitorowanie projektów, przez analizę efektów i raportowanie, opartą o różne filary automatyzację, wspieranie kultury pracy zespołowej, aż po wybór tego, jak chcesz zaprezentować swój projekt.

Alternatywa dla Asany

Trello

Trello to elastyczna platforma do zarządzania projektami, która pozwala użytkownikom na tworzenie, organizowanie i śledzenie zadań poprzez tablice, listy i karty. Jest idealnym wyborem dla tych, którzy cenią sobie przejrzystość i prostotę w zarządzaniu projektami.

Jeśli nie masz doświadczenia w narzędziach PM, Trello jest idealnym odzwierciedleniem metodologii Kanban.

Główne zalety:

• Zwiększona przejrzystość dzięki możliwości śledzenia zadań i ich postępu.
  
  
• Efektywna współpraca, umożliwiająca zespołom łatwą komunikację.
  
  
• Elastyczność, umożliwiająca dostosowywanie tablic do specyficznych potrzeb projektu.

---

ClickUp

ClickUp to kolejne wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, którego interfejs bardzo przypomina Asanę. Podobnie jak ona, oferuje intuicyjny interfejs, sporo funkcjonalności, jak też zbliżony wygląd. Brakuje natomiast sporego zakresu funkcjonalności oraz.. jakości działania.

Główne zalety:

• Automatyzacje wspierające produktywność w projekcie
  
  
• Spora liczba zewnętrznych integracji
  
  
• Sprawny i uproszczony system komunikacji w projekcie

Niniejszy tekst powstał na podstawie ogólnodostępnych informacji na temat Asany według stanu na dzień 26.09.2024r.