Kilka miesięcy temu podzieliliśmy się z Wami historią ankiet skierowanych do deweloperów w GetResponse, o których możecie przeczytać w tym artykule. Zgodnie z obietnicą, teraz przyszedł czas aby “zajrzeć pod maskę” i przedstawić Wam, jak przygotowaliśmy to od strony technicznej.
Formularze Google
Zacznijmy od narzędzia. Do zebrania informacji, które potem wnikliwie analizowaliśmy, wykorzystaliśmy Formularze Google.
Możemy w nich tworzyć pytania z wieloma rodzajami odpowiedzi, np. odpowiedzi wielokrotnego wyboru, listy rozwijane czy skala “od ↔ do”. Całą ankietę możemy wyeksportować do pliku, a następnie do arkusza danych (opisanego dokładniej w dalszej części).
Formularze Google spełniają jeszcze jeden bardzo ważny warunek, na który zwróciliśmy uwagę także w poprzednim tekście – zapewniają, że stworzone za ich pomocą ankiety są w pełni anonimowe (o ile nie jest zaznaczona opcja “Zbieraj adresy e-mail”).
Naszą ankietę podzieliliśmy na sekcje. Daje to następujące korzyści:
1. Przede wszystkim: wygoda wypełniania.
2. Porządek tematyczny, zamykający poszczególne badane tematy w logiczną całość. Dodatkowo, każda sekcja posiadała na końcu możliwość pozostawienia dodatkowych uwag. To właśnie z tego miejsca płynęły najbardziej wartościowe odpowiedzi.
Oto zastosowany przez nas podział:
- Środowisko pracy – obowiązkowe do wypełnienia pytania zamknięte, na temat poszczególnych elementów związanych z codzienną pracą takich, jak np.: proces wdrażania kodu na środowisko produkcyjne (deployment), standardy/ zasady programowania, komunikacja między zespołami itd.
- Agile i SCRUM w GR IT – pytania dotyczące naszego procesu, badające, czy na przykład spotkania nie stanowią zbędnego narzutu oraz czy są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem.
- Role i obowiązki – w tej sekcji pojawiły się pytania o ocenę dostępności, zaangażowania i wsparcia zespołu ze strony Product Ownera, Scrum Mastera oraz bezpośredniego przełożonego.
- Komunikacja i wewnętrzna wymiana wiedzy – związane bezpośrednio z odwzorowaniem prac w Jirze (transparentność), dokumentacją w Confluence oraz cyklicznymi spotkaniami służącymi “synchronizacji” wiedzy w zespołach.
- Przeszkody – odpowiedzi do pytań w skali 1-5 np. o poczucie obciążenia pracą, presji dotyczącej tempa wykonywanej pracy czy innych niedogodnościach.
- Twoje uwagi – sekcja oddana w pełni do dyspozycji ankietowanego.
3. Możliwość stworzenia kilku (w naszym przypadku dwóch) odrębnych ścieżek/ scenariuszy do badania w jednej ankiecie.
- W przypadku uzyskania pozytywnej odpowiedzi na pytanie “Czy pracujecie w Sprintach?”, przekierowywaliśmy ankietowanych do sekcji zawierających pytania odpowiadające specyfice pracy danego zespołu Scrumowego (część naszego działu IT nie pracuje w Scrumie).
Analiza danych
Każdy ankietowany udzielał odpowiedzi na 160 pytań różnego rodzaju (odpowiedzi typu: tak/ nie, często/ czasami/ nigdy, skala 1-5, pytania otwarte itd.).
Przy 60 uczestnikach ankiety, dało nam to bazę 9600 rekordów do analizy na różnych płaszczyznach. Wspomniany wyżej arkusz kalkulacyjny (Google Sheets), który możemy wybrać jako miejsce zapisu naszych wyników pochodzących z Formularzy Google, bardzo ułatwił nam pracę, pozwalając m.in. na:
1. Filtrowanie wyników
- Przykładowo, część ankietowanych udzieliła dobrowolnie informacji, z którego zespołu pochodzi – nakładając filtr oraz sortując te odpowiedzi mogliśmy dokładniej określić miejsce występowania problemu (dodatkowo zmniejszenie badanego zakresu danych na wykresach pozwoliło szybciej wyłapać “odchylenia”).
- Filtrowanie było niezbędne również do oddzielenia w podsumowaniu ankiety zespołów Scrumowych pracujących w Sprintach od pozostałych (pomogło to zagregować odpowiedzi na pytania, które były wspólne dla obu badanych grup).
2. Edytor skryptów
- Opracowując wyniki ankiety, dla przejrzystości i ułatwienia odczytania wyników, wygenerowaliśmy przeszło 50 wykresów. Aby działania nad opracowaniem ankiety nie trwały zbyt długo, zamiast tworzyć każdy wykres ręcznie, napisaliśmy skrypty, które wygenerowały je automatycznie.
- W korelacji z możliwością dowolnego filtrowania danych na arkuszu, dzięki edytorowi skryptów Google Apps Script – który bazując na JavaScript zawiera obiektowe rozszerzenia dodane przez Google – możemy szybko generować nowe wykresy dla dowolnego zaznaczonego obszaru z danymi.
3. Pełna integracja z Google Docs
- Wykresy zaimportowane z Google Sheets automatycznie odświeżają się przy aktualizacji danych źródłowych.
4. Wbudowane funkcje statystyczne
- Porównując wyniki z poprzednich ankiet, badaliśmy i ocenialiśmy medianę oraz średnią dla wybranych zagadnień.
Podsumowanie
Nasza organizacja szybko się rozrasta, co bardzo nas cieszy. Jednocześnie oznacza to również, że zebranie rzeczowej informacji zwrotnej staje się coraz trudniejsze. Jest nas coraz więcej, a wraz z rozwojem procesów ankiety stają się bardziej złożone, ale i lepiej przemyślane. Dbamy o to, aby wciąż były przyjazne i szybkie do wypełnienia. Dzięki temu uzyskujemy dużo materiału, którego obróbka powinna być maksymalnie zautomatyzowana, aby móc skupić się wyłącznie na analizie danych. Możliwość tworzenia każdej następnej ankiety w oparciu o opisany przez nas wyżej schemat z wykorzystaniem prostych skryptów w dużej mierze realizuje tę potrzebę.
Czy przeprowadzacie ankiety w swoich zespołach? Jak to przebiega w Waszych organizacjach? A może macie pytania odnośnie ankiet przeprowadzanych w GetResponse? Dajcie znać w komentarzach.