Spotkania są ważne – to w ich czasie odbywa się komunikacja, która może zdecydować o sukcesie lub porażce danej inicjatywy. Niestety, są one często organizowane i prowadzone w nieumiejętny sposób.
Spotkań jest za dużo albo za mało, są za długie lub zbyt krótkie. Czasem nieefektywne lub – napiszmy sobie wprost – zupełnie niepotrzebne. Rezerwacja sali konferencyjnej na dzień przed spotkaniem, często jest w zasadzie równie trudna, jak podróż na Kiribati, a jeśli już się uda – nie ma telewizora, tablicy, mazaków, jest za ciepło albo za zimno.
Właściwy dobór uczestników też nie zawsze jest prosty i oczywisty. Zdarza się, że ekspert od pomidorów trafia na spotkanie o wpływie jakości diety na sukces reprodukcyjny nornicy rudej. Z kolei kluczowa dla tego spotkania osoba w ogóle się na nim nie pojawia.
Jak sobie z tym radzić? Jak postępować, aby spotkania były bezbolesne, wartościowe i spełniały swój cel?
The good
Zanim wyślemy zaproszenie na spotkanie, zastanówmy się nad tym… czy w ogóle jest ono potrzebne. Czy gdybyśmy mieli określoną pulę gotówki miesięcznie i za organizację każdego spotkania musielibyśmy płacić, to czy na pewno zdecydowalibyśmy się na organizacje tego właśnie wydarzenia?
Jeśli odpowiedź jest twierdząca, należy przemyśleć, co chcemy na tym spotkaniu osiągnąć i jaka forma spotkania najlepiej nam w tym pomoże (np. burza mózgów, warsztat, szkolenie – wachlarz jest dość szeroki), a następnie rozważyć, kto powinien w nim uczestniczyć. Gdy już uporamy się z tym zadaniem, wybierzmy dogodny dla wszystkich termin. Wiążę się to z koniecznością uwzględnienia dwóch aspektów: po pierwsze dyspozycyjności w danym czasie wszystkich osób niezbędnych na spotkaniu, a po drugie – dostępności odpowiedniego miejsca, w którym spotkanie może się odbyć.
Dalej możemy przystąpić do właściwego przygotowania zaproszenia. Warto odpowiednio wybrać nazwę spotkania, w opisie zaznaczyć jaki jest jego cel, a jeśli to możliwe, dodać planowaną agendę. Tak przygotowane zaproszenie jest gotowe do wysłania.
Pamiętajmy o tym, że dostępność miejsca w kalendarzu nie jest jednoznaczna z tym, że zaproszona osoba przybędzie na spotkanie. Obserwujmy więc napływające odpowiedzi, a jeśli te nie napływają, porozmawiajmy z zaproszonymi bezpośrednio.
Nasza odpowiedzialność jako organizatorów nie kończy się w tym miejscu. Do spotkania trzeba się przygotować. Czasem będzie to jedynie poukładanie myśli w głowie i stworzenie planu, jak chcemy, aby spotkanie się potoczyło, czasem drobna notatka na karteczce samoprzylepnej, a czasem przygotowanie dodatkowych materiałów dla uczestników. W dniu spotkania warto sprawdzić, czy w sali którą zarezerwowaliśmy, znajdują się wszystkie niezbędne narzędzia i materiały do jego przeprowadzenia, zaczynając od telewizora i kabli, a kończąc na mazakach, długopisach, karteczkach, itp.
A co, gdy spotkanie już się zacznie? Warto rozpocząć od przypomnienia: po co się spotykamy i co chcemy finalnie uzyskać. Na początku również decydujemy wspólnie o tym, czy będziemy potrzebować notatki zawierającej najważniejsze informacje płynące z naszego spotkania oraz kto będzie odpowiedzialny za jej sporządzenie. Często rola sprawozdawcy przez wielu jest traktowana z lekceważeniem. Ale takie podejście zmienia się, gdy dłuższą chwilę po spotkaniu trzeba sobie przypomnieć co na nim ostatecznie ustaliliśmy.
W czasie spotkania warto ciągle pamiętać o jego celu i ustalić, w jaki sposób będziemy kontrolować skupienie na nim. W momencie, gdy któryś z uczestników sprawi, że za bardzo “odpłyniemy”, trzeba mu kulturalnie przerwać i wrócić do głównego wątku. Gdy zauważymy że ma to miejsce, możemy zastosować znaną metodę i podnieść rękę do góry. Oczywiście jeśli temat do którego “dopłynęliśmy” powinien być kontynuowany, to warto go “zaparkować” i przeznaczyć na niego dedykowane spotkanie.
Przed zakończeniem spotkania pamiętajmy o podsumowaniu i wyciągnięciu wniosków. Notatka ze spotkania powinna zostać rozesłana do wszystkich uczestników, najpóźniej dzień po spotkaniu.
The bad
Pamiętajmy o punktualności! Nie ma nic smutniejszego, niż liczna grupa osób czekająca na spóźnialskiego współpracownika. Spotkanie powinno rozpocząć się o czasie, nawet jeśli nieobecny jest któryś z zaproszonych gości, chyba że jest to osoba kluczowa dla powodzenia spotkania. Równie szkodliwą praktyką, jak spóźnianie się, jest przeciąganie spotkań. Często to, że uczestnicy zostaną dłużej na spotkaniu, sprawia, że spóźnią się na następne. I mamy gotowy efekt domino.
Pomimo tego, że wszyscy mamy swoje niezwykle istotne sprawy, to spotkanie nie jest miejscem na ich załatwianie. Dlatego podczas jego trwania powstrzymajmy się od korzystania z komputerów i telefonów komórkowych. To pomoże skupić nam się na rozmowie i przyspieszy osiągnięcie założonego celu spotkania.
W miarę możliwości nie powinniśmy również organizować spotkań jednego za drugim (szczególnie jeżeli takich spotkań jest w czyimś kalendarzu kilka pod rząd). Musimy się wtedy liczyć z tym, że stracimy czas nie tylko na logistykę pomiędzy salami, ale też na przepięcie kontekstu na zupełnie nowy temat. Wspominaliśmy o obserwowaniu odpowiedzi na zaproszenie. Niemiłym zaskoczeniem będzie więc sytuacja, w której uczestnicy spotkania zbiorą się w wyznaczonym miejscu i po kilku minutach oczekiwania okaże się, że organizator nie zauważył, że jedna z kluczowych osób na nie przybędzie.
The ugly
Niestety, częstym błędem jest brak sprawdzania dostępności osób, które zapraszamy na nasze spotkanie. Liczmy się wówczas z tym, że adresat odrzuci nasze zaproszenie. Złą praktyką jest również niedostosowanie zarezerwowanej przestrzeni na spotkanie do liczby osób, która ma w nim uczestniczyć. Nie uzyskamy zamierzonych efektów, jeśli połowa uczestników spotkania “odpłynie” nam z braku powietrza. Gdy spotkanie nie może się odbyć w lepiej dobranym miejscu, skróćmy czas jego trwania do niezbędnego minimum.
Zdarza się również, że spotkanie jest odwoływane na minutę przed, czy też pięć minut po jego rozpoczęciu. Wszyscy zainteresowani już na nie zmierzają lub oczekują na jego rozpoczęcie, a tu… niespodzianka. Unikajmy takich sytuacji! Równie niekomfortową sytuacją jest otrzymanie zaproszenia na 5 minut przed jego rozpoczęciem lub “spotkania z łapanki”. Zaskoczenie po otrzymaniu zaproszenia na minutę przed spotkaniem – bezcenne. Efekt konsternacji można także uzyskać poprzez niejasny temat spotkania i brak agendy, np. spotkanie o temacie “spotkanie”. I mamy godziny lub dni oczekiwania i zagryzania zębów – co to będzie. Zbyt długie spotkania to również zło. Po 45 minutach większość osób traci skupienie, a spotkanie staje się nieefektywne. A jeśli temat wymaga więcej czasu, pamiętajmy o zaplanowaniu przerw.
Toolbox
W poniższym załączniku znajdziecie fiszki z krótkimi radami dotyczącymi tego, jak sprawić, aby spotkanie przebiegało sprawnie i efektywnie w momencie, gdy już na nie traficie.
