Organizacja i prowadzenie webinarów – pierwsze kroki

Organizacja i prowadzenie webinarów – pierwsze kroki

Widzisz je wszędzie. W kilku wziąłeś już udział. Teraz pora zorganizować własny.

Webinar to coś na kształt mini konferencji online, podczas której dzielisz się z uczestnikami wiedzą i spostrzeżeniami. To też potężne narzędzie do zbierania adresów email i budowania zaangażowania, niezależnie od branży czy popularności prowadzącego. Możesz zorganizować webinar za 20 tys. dolarów, możesz też poprowadzić spotkanie za darmo. Jest wiele różnych opcji, w zależności od tego, do kogo chcesz dotrzeć, czy zależy Ci na współpracy z dużym serwisem, itd. W każdym z tych przypadków możesz tak opracować strategię, aby jak najlepiej zaprezentować siebie i swoją markę.

Dlatego przygotowanie pierwszego webinaru jest wyzwaniem. Jaki temat wybrać, żeby zainteresować odbiorców? A kiedy masz już temat, jak sprawnie poprowadzić prezentację i uniknąć problemów technicznych?

Możliwe, że odpowiedzi na te pytania poznasz dopiero wtedy, gdy sam zorganizujesz kilka webinarów. Niezależnie od tego, już dziś możesz zastosować pewne kroki, by przygotować doskonałą prezentację, zadbać o jak najwyższy zwrot z inwestycji i zdobyć wartościowe leady kwalifikowane. Rzecz w tym, że jako twórca webinaru, jesteś postrzegany jako autorytet w swojej dziedzinie. Masz więc możliwość dzielenia się wiedzą z tymi, którzy najbardziej jej potrzebują. Wykorzystaj tę szansę maksymalnie. Jak? Dowiesz się z tego przewodnika.

Poznasz w nim techniki i wskazówki, które pomogą Ci jak najlepiej poprowadzić webinar, niezależnie od tego, czy robisz to po raz pierwszy, czy setny. Dowiesz się:

• jak dopasować strategię tworzenia webinarów do celów marketingowych;
• jak dobrze przygotować webinar;
• jak wypromować webinar;
• co zrobić, aby lepiej prowadzić prezentację;
• jak sprawić, aby odbiorcy pozostali z Tobą również po zakończeniu webinaru.

Dopasuj webinar do celów marketingowych

Pierwszym krokiem w ramach przygotowania skutecznej strategii tworzenia webinarów jest jasne określenie celów marketingowych. Twoim celem może być na przykład generowanie leadów, budowanie autorytetu albo edukacja. Z badań wynika, że 20-40% uczestników webinarów staje się leadami kwalifikowanymi. A więc jeśli w Twoim webinarze weźmie udział sto osób, możesz zdobyć nawet czterdziestu nowych klientów. Niesamowite, prawda?

Zanim rozpoczniesz pierwszą prezentację online, opracuj lejek marketingowy i zadbaj o to, by zastosować najlepsze praktyki generowania konwersji.

To jeszcze nie wszystko.

Możesz prowadzić webinary, podczas których wprowadzasz w produkt nowych użytkowników oraz takie, podczas których udostępniasz demo produktów. Na takich spotkaniach przekazujesz uczestnikom wiedzę na temat swojej branży. Na przykład, jeśli prowadzisz agencję marketingową, możesz zorganizować webinar o tym, jak zacząć korzystać z płatnych reklam online. Możesz opowiedzieć słuchaczom o nowych funkcjach, udostępnić demo i podzielić się spostrzeżeniami praktyków z branży. Możesz nawet nawiązać współpracę z firmami, które kierują ofertę do tych samych odbiorców co Ty.

Co bardzo istotne, nie ma jednego „dobrego” sposobu prowadzenia webinarów. Wyłącznie od Ciebie zależy, jak do tego podejdziesz. Od samego początku zadbaj przede wszystkim o korzystne wrażenie. Dowiedz się, co interesuje Twoich odbiorców i przygotuj strategię, która pozwoli dopasować ich potrzeby i Twoje cele biznesowe.

Webinar dobrze przygotowany

Wybierz temat, który zainteresuje odbiorców.

Kiedy planujesz webinar, chcesz, aby wzięło w nim udział jak najwięcej uczestników. Co zrobić, aby to się udało? Wybierz temat, który w taki czy inny sposób dotyczy Twoich odbiorców. Jeśli dzięki webinarowi dowiedzą się, jak rozwiązać istotny dla nich problem, zjawią się na nim tłumnie. Wybór tematu jest kluczowy, dlatego rozważając różne opcje, zadaj sobie następujące pytania:

• O co najczęściej pytają klienci?
• Co wiesz o swojej branży, a o czym nigdy nie pomyśleli inni?
• Jaki największy błąd popełniają klienci?
• Jakie funkcje Twojego produktu sprawiają klientom najwięcej kłopotu?
• Dlaczego ludzie rezygnują z dokończenia zakupów?
• Czy Twoi klienci natrafiają na jakieś przeszkody podczas zakładania konta?
• Czy masz dobre treści, na podstawie których możesz przygotować webinar?

Odpowiadając na te pytania, uświadomisz sobie, czym interesują się Twoi klienci i przygotujesz webinar, który odpowie na ich potrzeby. Możesz też wykorzystać te informacje do zaplanowania skutecznej strategii promocji webinaru, skierowanej do grupy docelowej.

Na przykład, Halley Gray i Michelle Nickolaisen piszą sporo o byciu freelancerem. Wiedzą, że ich odbiorcom zależy na zatrzymaniu klientów. Dlatego przygotowały webinar zatytułowany “6 Systems to Get You Booked Out” (“6 sposobów na to, aby mieć wszystkie terminy zajęte”). Uczą, jak radzić sobie z wieloma klientami jednocześnie oraz jak znaleźć tych idealnych.

Wybierz formę przekazu.

Firmy w różny sposób podchodzą do kwestii prowadzenia webinarów. Czasem bywa tak, że ktoś z obsługi klienta po prostu udostępnia ekran, a potem krok po kroku pokazuje odbiorcom nową funkcję. W innych przypadkach dba się bardziej o jakość przekazu. Prowadzący wyświetlają prezentacje podobne do tych, które zobaczymy na konferencjach. Jeszcze inne webinary wyglądają jak rozmowa przy kominku – zaproszonych jest kilka osób, które rozmawiają i dzielą się z uczestnikami swoimi obserwacjami.

Wybierając format webinaru, zastanów się, jakie informacje chcesz przekazać. Czy klienci potrzebują wsparcia podczas korzystania z Twojego oprogramowania? W takim przypadku opcja udostępniania ekranu będzie dobrym rozwiązaniem. Jeśli chcesz po prostu podzielić się wiedzą, postaw na pokaz slajdów.

Musisz też wziąć pod uwagę kwestie organizacyjne. Wybierz godzinę spotkania, która będzie dogodna dla odbiorców w różnych lokalizacjach (jeśli uczestnicy mieszkają w innych strefach czasowych), termin (eksperci twierdzą, że wtorek jest dobrym dniem na webinar) oraz czas trwania spotkania (według specjalistów webinar powinien trwać ok. 45 minut). Zadbaj o narzędzie, dzięki któremu nagrasz prezentację. Udostępnisz ją potem osobom, które nie mogły wziąć udziału.

Przygotuj listę kwestii technicznych, o których trzeba pamiętać.

Aby mieć pewność, że webinar przebiegnie bez zakłóceń, przygotuj listę wszelkich spraw technicznych, którymi trzeba zająć się przed prezentacją. Poniżej kilka przykładów na początek.

• Kamera jest sprawna.
• Mikrofon działa i nagrywa dźwięk dobrej jakości.
• Dobrze widać i/lub słychać wszystkich prowadzących.
• Otwarte są wszystkie niezbędne okienka, a pokaz slajdów jest odpowiednio zsynchronizowany i w każdej chwili można go uruchomić.
• Pozamykane są komunikatory i inne programy, które mogą zakłócać przebieg spotkania.
• Nie ma problemów z połączeniem z Internetem (jeśli masz możliwość, połącz się za pomocą kabla).
• Wszystkie narzędzia nagrywające są gotowe.

Oprócz zadbania o oprogramowanie i sprzęt, na pewno będziesz chciał sam przygotować się do wystąpienia. Trema to normalna sprawa, nawet dla doświadczonych mówców. Oto co możesz zrobić, aby było Ci łatwiej:

• Spisz swoje myśli. Zrób listę wszystkich pomysłów na treści, jakie przyjdą Ci do głowy, aby mieć pewność, że rozważyłeś każdą opcję. Możesz dla wprawy napisać post na bloga, aby przećwiczyć to, co będziesz prezentować.
• Obejrzyj kilka wystąpień najlepszych mówców TED.
• Przećwicz swoją prezentację trzy razy z trzema różnymi grupami odbiorców, aby otrzymać jak najbardziej wartościowy feedback.
• W czasie prezentacji miej pod ręką szklankę wody i zjedz wcześniej śniadanie.

Promocja webinaru

O promocji webinarów wspominaliśmy już wcześniej. W tej sekcji omówimy szczegółowo różne sposoby ich promowania. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak zachęcać odbiorców do rejestracji i jak zadbać o to, aby webinar się udał.

Wybierz odpowiedni czas na promocję.

Wydawać by się mogło, że warto dużo wcześniej poinformować ludzi o planowanym webinarze. Okazuje się jednak, że najlepiej zrobić to na dwa tygodnie przed wydarzeniem. Dlaczego? Plany zmieniają się i jeżeli zbyt wcześnie damy odbiorcom znać, mogą zapomnieć. Najłatwiej Ci będzie znaleźć optymalny czas na promocję, jeśli przetestujesz kilka opcji. Z czasem sam odkryjesz, jaka pora sprzyja zdobywaniu największej liczby uczestników.

Webinar jako część szerszego planu komunikacji.

Webinary same w sobie są świetnym narzędziem, jednak przyniosą jeszcze więcej korzyści, jeśli staną się częścią szerszego planu komunikacji. Jeżeli prowadzisz bloga, promujesz swoje treści w mediach społecznościowych i wysyłasz emaile do swoich odbiorców, łatwiej będzie Ci zająć się promocją webinaru.

Zanim zorganizujesz wydarzenie, warto przygotować szczegółowy plan dotarcia do odbiorców. Planując działania marketingowe, uwzględnij następujące kwestie:

• dla kogo przeznaczony jest webinar (czyli kto jest odbiorcą i klientem, którego chcesz zdobyć);
• w jaki sposób chcesz trafić do uczestników (czyli jakich kanałów, np. email lub social media, użyjesz);
• jak wygląda cały lejek sprzedażowy.

Przygotuj skuteczny landing page.

Każdy webinar powinien mieć swój landing page, za pomocą którego będziesz go promował. Na stronie należy umieścić podstawowe informacje, jak data i czas rozpoczęcia wydarzenia. Odbiorcy dowiedzą się z niej również, jakie tematy będą poruszane podczas wydarzenia.

Firma FreshBooks regularnie organizuje webinary dla nowych użytkowników. Do rejestracji zachęca przekonujący landing page.

Oto kilka wskazówek, jak przygotować skuteczny landing page dla webinaru:

• Jasno sformułuj treści. Jeśli odbiorca nie wie, na co się zapisuje, nie zrobi tego. Przygotuj więc jasne i zwięzłe teksty.
• Podkreśl korzyści. Dlaczego warto być uczestnikiem tego wydarzenia? Udział w webinarze powinien oznaczać dla odbiorcy konkretne korzyści. Zaakcentuj je na stronie.
• Zadbaj o dobry projekt graficzny. Stworzenie dobrze konwertujących landing pages wymaga sporo wysiłku. Zatrudnij do tego zadania grafika, który zna się na projektowaniu takich stron lub użyj odpowiedniego szablonu. Będziesz wówczas mieć pewność, że design strony zachęci do rejestracji.

Wysyłaj wiadomości do odbiorców z bazy.

Najskuteczniej zachęcisz odbiorców do rejestracji, jeśli wyślesz im zaproszenia emailem. Poinformuj ich o terminie wydarzenia, aby mogli wyrazić zgodę na otrzymywanie przypomnień. Następnie wyślij oficjalną wiadomość z linkiem do rejestracji. Przypomnienia możesz kierować zarówno do osób, które zapisały się na webinar, jak i do tych, które jeszcze tego nie zrobiły.

Oto zaproszenie na webinar, jakie wysyła do swoich odbiorców Brian Clark:

Twój plan wysyłek może wyglądać np. tak:

• „Zarezerwuj czas!” – wyślij zaproszenie na dwa tygodnie przed webinarem,
• Email z linkiem do rejestracji – 8 dni przed,
• Przypomnienie do osób, które zapisały się – 3 dni przed,
• Przypomnienie do osób, które jeszcze nie zapisały się – 3 dni przed,
• Przypomnienie do wszystkich – dzień przed,
• „Ostatnia szansa, żeby dołączyć!” – wyślij tę wiadomość rano w dniu, w którym odbywa się webinar.

Przygotuj materiały promocyjne.

Na potrzeby komunikacji marketingowej stwórz grafiki, które wykorzystasz w wiadomościach email i postach w social media. Jeśli spodziewasz się gości, przygotuj materiały prasowe. Będą oni mogli za ich pomocą promować wydarzenie wśród swoich odbiorców.

Upewnij się, że przygotowałeś treści:

• postów na Facebooka i LinkedIn,
• tweetów,
• newsletterów,

a także:

• grafiki do social media,
• materiały prasowe dla uczestników.

Jak prowadzić webinar

Kiedy wszystko masz już przygotowane, zadbaj o to, aby wydarzenie przebiegło pomyślnie. Oto kilka kwestii, o których warto pamiętać:

• Pół godziny przed rozpoczęciem upewnij się, że wszystko działa.
• Przedstaw siebie oraz zaproszonych do dyskusji gości.
• Mów wolno. Jeśli będziesz mówił za szybko, uczestnicy mogą mieć problem, aby Cię zrozumieć.
• Podczas prezentacji myśl cały czas o odbiorcach. Dlaczego zdecydowali się wziąć udział? Czego chcą się dowiedzieć?
• Znajdź czas na sesję pytań i odpowiedzi. Na zakończenie zachęć uczestników do zadawania pytań o kwestie, które nie zostały wyjaśnione podczas prezentacji. Aby ułatwić sobie zadanie, wykorzystaj takie rozwiązania jak dzielenie ekranu, interaktywne ankiety czy filmy. Poświęć trochę czasu na próby z wybraną grupą odbiorców i sprawdź, co najlepiej działa w przypadku danej grupy.

Komunikacja po zakończeniu webinaru

Przeprowadzenie webinaru to nie koniec zadania. Musisz jeszcze podziękować uczestnikom za udział. Niektórzy przy tej okazji wysyłają ankietę z prośba o feedback. Inni udostępniają dodatkowe materiały, np. ebooki.

Firma Grasshopper przeprowadziła webinar na temat skalowania działalności biznesowej. Po jego zakończeniu organizatorzy poprosili uczestników o opinię. Dzięki zebranym w ten sposób informacjom zespół marketingu dowiedział się, co zadziałało, a co poszło nie tak. Mogli więc jeszcze lepiej przygotować się do kolejnego webinaru.

Warto też rozważyć wysyłkę nagrania prezentacji. Tylko ok. 40% zapisanych osób bierze ostatecznie udział w webinarach. Wysłanie nagrania do wszystkich zarejestrowanych może więc powiększyć grono odbiorców.

Z badania przeprowadzonego przez ON24 wynika, że 25% zapisanych użytkowników ogląda powtórki webinarów. Możesz wykorzystać je, aby osiągać konkretne cele związane z konwersją. Zorganizuj konkurs, przedstaw wyjątkową ofertę lub udostępnij bezpłatną wersję próbną produktu. Skup się na tym, aby pomóc odbiorcom zdobywać wiedzę. Zadbaj o jasne zawołanie do działania, aby zachęcić użytkowników do wykonania kolejnego kroku.

Gotowy, aby zacząć?

Webinary to doskonały sposób nawiązania relacji z odbiorcami i budowania autorytetu. To świetne narzędzie do zbierania leadów i zwiększania ruchu na stronie. Webinary mają też bardziej osobisty wymiar niż inne formy działań marketingowych. Dobrze przygotowany webinar może przynieść Twojej firmie konkretne korzyści finansowe.

Skorzystaj z naszych rad, aby opracować niezawodną strategię dla swoich webinarów. Bez obaw, o niczym nie zapomnisz. Poniżej przygotowaliśmy listę spraw, o które należy zadbać przed wydarzeniem. Wydrukuj ją i korzystaj z niej podczas pracy nad wystąpieniami.

Jakie sprawy techniczne sprawdzić przed prezentacją

• Kamera jest sprawna.
• Mikrofon działa i nagrywa dźwięk dobrej jakości.
• Dobrze widać i/lub słychać wszystkich prowadzących.
• Otwarte są wszystkie niezbędne okienka, a pokaz slajdów jest odpowiednio zsynchronizowany i w każdej chwili można go uruchomić.
• Pozamykane są komunikatory i inne programy, które mogą zakłócać przebieg spotkania.
• Nie ma problemów z połączeniem z Internetem (jeśli masz możliwość, połącz się za pomocą kabla).
• Wszystkie narzędzia nagrywające są gotowe.
• Slajdy prezentacji wyświetlają się poprawnie.

Jak samemu przygotować się do prezentacji

• Spisz swoje myśli. Zrób listę wszystkich pomysłów na treści, jakie przyjdą Ci do głowy, aby mieć pewność, że rozważyłeś każdą opcję. Możesz dla wprawy napisać post na bloga, aby przećwiczyć to, co będziesz prezentować.
• Obejrzyj kilka wystąpień najlepszych mówców TED.
• Przećwicz swoją prezentację trzy razy z trzema różnymi grupami odbiorców, aby otrzymać jak najbardziej wartościowy feedback.
• W czasie prezentacji miej pod ręką szklankę wody i zjedz wcześniej śniadanie.

O GetResponse

GetResponse to kompleksowa platforma do marketingu online, dzięki której ponad 350 tysięcy właścicieli małych firm, marketerów i marek osiąga lepsze wyniki w Internecie. Pomagamy klientom tworzyć niezwykłe, łatwe do przygotowania kampanie online marketingowe. Wspieramy ich w dążeniu do sukcesu, dostarczając takie uznane i wielokrotnie nagradzane narzędzia, jak: kreator wiadomości i landing pages, autorespondery, formularze, webinary i wiele innych.